Tu Camino hacia el Sector Inmobiliario Impulsado por IA
Implementar agentes de voz IA puede sonar complejo, pero NoviaMind lo hace sorprendentemente simple. Esta guía te acompaña en todo, desde la configuración inicial hasta la optimización avanzada.
Antes de Comenzar
Lo Que Necesitarás
Información Comercial
- Nombre de tu agencia y datos de contacto
- Horarios comerciales y preferencias de disponibilidad
- Información de los miembros del equipo (si corresponde)
Información de Propiedades
- URL del sitio web (extraeremos automáticamente los listados)
- O documentos de propiedades (PDFs, hojas de cálculo)
- Información de barrios que deseas destacar
Acceso al Calendario
- Google Calendar, Outlook o sistema compatible
- Acceso de administrador para conectar el calendario
Preferencias de Comunicación
- Métodos de notificación preferidos (email, SMS, WhatsApp)
- Asignaciones y especializaciones de miembros del equipo
Paso 1: Elegir Tu Plan
Selecciona el plan que coincida con tu volumen de llamadas y necesidades de funciones.
Plan Descubrimiento
Ideal para agentes independientes o equipos pequeños:
- 280 minutos (~100 llamadas por mes)
- 1 agente IA
- Funciones esenciales
- 2 idiomas
Plan Crecimiento (El Más Popular)
Perfecto para agencias en crecimiento:
- 600 minutos (~200 llamadas por mes)
- 3 agentes IA
- Gestión de equipo
- Integración en sitio web
- 4 idiomas
Plan Pro
Para agencias establecidas:
- 1,400 minutos (~450 llamadas por mes)
- 6 agentes IA
- Conjunto completo de funciones
- 32 idiomas
Siempre puedes actualizar o cambiar a un plan inferior según cambien tus necesidades.
Paso 2: Configuración Inicial (15 Minutos)
Ajustes Básicos
Información de la Agencia
- Ingresa el nombre y descripción de tu agencia
- Sube tu logo (opcional pero recomendado)
- Define tu idioma principal y zona horaria
- Establece tus horarios comerciales
Personalidad del Agente IA
Elige las características de tu agente:
- Voz: Masculina o femenina (más opciones en planes superiores)
- Tono: Profesional, amigable o formal
- Estilo de respuesta: Conciso o detallado
- Mensaje de bienvenida: Personaliza cómo se responden las llamadas
Configuración de la Base de Conocimientos
Aquí es donde tu agente IA se convierte en experto de tu negocio.
Opción 1: URL del Sitio Web
Simplemente proporciona la URL de tu sitio web. Nuestro sistema:
- Rastreará todas las páginas
- Extraerá listados de propiedades
- Aprenderá sobre tu equipo y servicios
- Comprenderá la historia de tu agencia
Opción 2: Carga de Documentos
Sube PDFs, documentos Word o archivos Excel que contengan:
- Listados y detalles de propiedades
- Información de barrios
- Preguntas y respuestas frecuentes
- Información sobre incentivos fiscales
- Políticas de la agencia
Opción 3: Entrada Manual
Para máximo control, ingresa manualmente la información clave en nuestra interfaz intuitiva.
Paso 3: Integración del Calendario (5 Minutos)
Conectar Tu Calendario
- Haz clic en "Conectar Calendario" en el panel de control
- Selecciona tu proveedor de calendario (Google, Outlook, etc.)
- Autoriza el acceso (permisos de lectura/escritura)
- Verifica la conexión
Configurar Disponibilidad
Establece Tu Horario
- Define tus horarios comerciales regulares
- Bloquea tiempo personal
- Establece tiempos de espacio entre citas
- Especifica tiempo de viaje para visitas a propiedades
Tipos de Citas
Crea diferentes tipos de citas:
- Visitas a propiedades (45-60 minutos)
- Consultas telefónicas (15-30 minutos)
- Reuniones iniciales (30 minutos)
- Firma de documentos (60 minutos)
Coordinación de Equipo
Si tienes varios miembros del equipo:
- Invita a los miembros por email
- Cada uno conecta su calendario
- Define especializaciones (ventas, alquileres, comercial)
- Establece reglas de enrutamiento
Paso 4: Configuración del Número de Teléfono
Opción A: Nuevo Número Dedicado
Proporcionamos un número dedicado para tu agente IA:
- Elige tu código de área
- El número se asigna inmediatamente
- Actualiza tu sitio web y materiales de marketing
- Reenvía tu línea existente como respaldo
Opción B: Desvío de Llamadas
Mantén tu número existente:
- Configura el desvío condicional desde tu teléfono
- Desvía cuando estés ocupado, fuera de horario o siempre
- Consulta con tu operador las opciones de desvío
- Prueba la configuración
Opción C: Integración en Sitio Web
Agrega capacidades de voz a tu sitio web:
- Copia el código de integración proporcionado
- Agrégalo a tu sitio web (podemos ayudarte)
- Los visitantes pueden hacer clic para llamar a través de su navegador
- No se requiere compartir número de teléfono
Paso 5: Configuración de Calificación de Prospectos (10 Minutos)
Define qué hace que un prospecto esté calificado para tu negocio.
Criterios de Calificación de Ventas
Requisitos de Presupuesto
- Presupuesto mínimo
- Presupuesto máximo (opcional)
- Estado de financiamiento
Preferencias de Propiedad
- Ubicaciones/barrios deseados
- Tipos de propiedad (apartamento, casa, terreno)
- Número mínimo de habitaciones/baños
- Características requeridas (estacionamiento, jardín, etc.)
Cronograma
- Listo para comprar en 3 meses
- 3-6 meses
- 6-12 meses
- Solo investigando
Criterios de Calificación de Alquileres
Criterios Financieros
- Rango de presupuesto mensual
- Verificación de ingresos
- Disponibilidad de garante
Detalles de Mudanza
- Fecha de mudanza deseada
- Preferencia de duración del contrato
- Número de ocupantes
Reglas de Descalificación
Filtra automáticamente:
- Presupuestos por debajo de tu mínimo
- Obstáculos específicos
- Personas poco serias (ej., sin intención real)
Paso 6: Pruebas y Refinamiento (30 Minutos)
Pruebas Iniciales
Hacer Llamadas de Prueba
- Llama a tu agente IA como cliente potencial
- Prueba diferentes escenarios (comprador, inquilino, inversionista)
- Prueba en diferentes idiomas
- Verifica que la programación de citas funcione
Revisar Transcripciones
- Verifica comprensión y respuestas
- Verifica que se hagan preguntas de calificación
- Asegúrate de que las citas se programen correctamente
- Revisa tono y profesionalismo
Ajustes Comunes
Basándote en las pruebas, podrías querer:
- Ajustar criterios de calificación
- Modificar mensaje de bienvenida
- Cambiar estilo de respuesta de IA
- Actualizar información de la base de conocimientos
- Ajustar duraciones de citas
Paso 7: Lanzamiento Suave (1-2 Semanas)
Implementación Gradual
Comienza pequeño para ganar confianza:
Semana 1: Exposición Limitada
- Actualiza el sitio web con el nuevo número
- Prueba con una pequeña campaña de marketing
- Monitorea todas las conversaciones de cerca
- Refina según interacciones reales
Semana 2: Acceso Ampliado
- Agrega a tu firma de email
- Actualiza redes sociales
- Habilita widget de voz del sitio web
- Promociona a una audiencia más amplia
Monitoreo y Ajuste
Durante el lanzamiento suave:
- Revisa cada conversación
- Rastrea métricas clave (tasa de respuesta, precisión de calificación, tasa de reserva)
- Ajusta la base de conocimientos según sea necesario
- Refina los criterios de calificación
Paso 8: Lanzamiento Completo
En Producción
Una vez confiado:
- Actualiza todos los materiales de marketing
- Capacita al equipo en el nuevo flujo de trabajo
- Configura paneles de informes
- Establece rutinas de revisión
Promociona Tu Ventaja de IA
Destaca tu disponibilidad 24/7:
- "Nunca perdemos una llamada"
- "Respuesta instantánea en 32 idiomas"
- "Reserva visitas en cualquier momento, incluso a las 2 AM"
- "Servicio profesional las 24 horas"
Optimización Continua
Revisiones Semanales
Monitorear Métricas Clave
- Volumen de llamadas y tasa de respuesta
- Precisión de calificación de prospectos
- Tasa de reserva de citas
- Tasa de inasistencia
- Retroalimentación del cliente
Revisar Conversaciones
- Escucha/lee muestras de conversación
- Identifica preguntas comunes
- Encuentra áreas de mejora
- Actualiza la base de conocimientos
Refinamiento Mensual
Actualizaciones de la Base de Conocimientos
- Agrega nuevas propiedades
- Actualiza información de barrios
- Refina respuestas comunes
- Agrega información estacional
Análisis de Rendimiento
- Tendencias de tasa de conversión
- Horas pico de llamadas
- Distribución de idiomas
- Rendimiento del equipo (si corresponde)
Revisión Estratégica Trimestral
Evaluación de Impacto Empresarial
- Ingresos adicionales generados
- Tiempo ahorrado
- Puntuaciones de satisfacción del cliente
- Posición competitiva
Utilización de Funciones
- ¿Estás usando todas las funciones disponibles?
- ¿Deberías actualizar o cambiar de plan?
- ¿Hay nuevas funciones para implementar?
Mejores Prácticas para el Éxito
Lo Que Debes Hacer
Mantener la Información Actualizada
Actualiza regularmente tu base de conocimientos con nuevas propiedades, precios e información.
Monitorear la Calidad
Revisa regularmente las conversaciones para garantizar calidad y precisión.
Responder Rápidamente a Prospectos Calificados
La IA califica y programa—tú cierras el trato. Responde rápidamente para mantener el impulso.
Aprovechar Análisis
Usa insights de datos para mejorar tu proceso e identificar tendencias.
Capacitar a Tu Equipo
Asegúrate de que todos comprendan el nuevo flujo de trabajo y cómo manejar prospectos calificados por IA.
Lo Que No Debes Hacer
No Configurar y Olvidar
Revisa y refina regularmente tu configuración para un rendimiento óptimo.
No Ignorar Retroalimentación
Si los clientes mencionan problemas, investiga y ajusta en consecuencia.
No Complicar en Exceso
Comienza simple y agrega complejidad gradualmente según sea necesario.
No Descuidar el Toque Humano
La IA maneja el filtrado y la programación—tú proporcionas la relación personal.
Resolución de Problemas Comunes
Bajo Volumen de Llamadas
Posibles Causas
- Número no mostrado de manera destacada
- Los clientes no conocen el servicio 24/7
- Widget de voz del sitio web no visible
Soluciones
- Aumentar marketing del número de teléfono
- Destacar disponibilidad 24/7
- Mejorar ubicación del widget en el sitio
Calificaciones Incorrectas
Posibles Causas
- Criterios demasiado amplios o estrechos
- Preguntas clave faltantes
- Base de conocimientos incompleta
Soluciones
- Revisar y ajustar criterios de calificación
- Agregar preguntas específicas
- Enriquecer la base de conocimientos
Inasistencia a Citas
Posibles Causas
- Recordatorios no habilitados
- Demasiado tiempo entre reserva y cita
- Prospectos no calificados que pasan
Soluciones
- Habilitar todos los tipos de recordatorios
- Ofrecer citas más pronto
- Ajustar criterios de calificación
Problemas Técnicos
Problemas de Conexión
- Verificar autorización del calendario
- Verificar conectividad a internet
- Contactar soporte si persiste
Problemas de Calidad de Llamada
- Verificar calidad del teléfono/internet
- Verificar configuración de desvío de llamadas
- Contactar soporte para diagnóstico
Obtener Ayuda
Recursos de Soporte
Documentación
- Guías completas en el centro de ayuda
- Tutoriales en video para todas las funciones
- FAQ que cubre escenarios comunes
Soporte IA (24/7)
- Soporte por chat para respuestas instantáneas
- Resolución de problemas comunes
- Explicaciones de funciones
Soporte Humano
- Soporte por email en 24 horas hábiles
- Soporte dedicado para clientes del plan Pro
- Asistencia de implementación disponible
Comunidad
Únete a nuestra comunidad de usuarios:
- Comparte mejores prácticas
- Aprende de otras agencias
- Solicita funciones
- Obtén consejos y trucos
Medir el Éxito
Indicadores Clave de Rendimiento
Rastrea estas métricas para medir el éxito:
Métricas Operacionales
- Tasa de respuesta de llamadas (objetivo: 100%)
- Duración promedio de llamada
- Precisión de calificación
- Tasa de reserva de citas
- Tasa de inasistencia
Métricas Empresariales
- Prospectos adicionales calificados
- Citas adicionales programadas
- Tratos adicionales cerrados
- Ingresos adicionales generados
- Tiempo ahorrado
Satisfacción del Cliente
- Puntuaciones de retroalimentación del cliente
- Tasa de clientes recurrentes
- Tasa de referidos
- Mejoras en reseñas en línea
Conclusión
Implementar NoviaMind es sencillo, pero como cualquier herramienta empresarial, el éxito proviene de una configuración adecuada y optimización continua. Sigue esta guía, monitorea tus resultados y ajusta según sea necesario.
En semanas, te preguntarás cómo lograste manejarte sin asistencia de IA 24/7.
¿Listo para Comenzar?
Tu camino hacia el éxito inmobiliario impulsado por IA comienza ahora. La configuración toma menos de una hora, y los beneficios duran para siempre.
¿Tienes preguntas durante la implementación? Contacta a nuestro equipo de soporte para asistencia personalizada.