Il Tuo Viaggio Verso un'Attività Immobiliare Potenziata dall'IA
Implementare agenti vocali IA potrebbe sembrare complesso, ma NoviaMind lo rende sorprendentemente semplice. Questa guida ti accompagnerà in ogni fase, dalla configurazione iniziale all'ottimizzazione avanzata.
Prima di Iniziare
Di Cosa Avrai Bisogno
Informazioni Aziendali
- Nome e contatti della tua agenzia
- Orari di lavoro e preferenze di disponibilità
- Informazioni sui membri del team (se applicabile)
Informazioni sugli Immobili
- URL del sito web (estrarremo automaticamente gli annunci immobiliari)
- O documenti degli immobili (PDF, fogli di calcolo)
- Informazioni sui quartieri che vuoi evidenziare
Accesso al Calendario
- Google Calendar, Outlook o sistema compatibile
- Accesso amministrativo per connettere il calendario
Preferenze di Comunicazione
- Metodi di notifica preferiti (email, SMS, WhatsApp)
- Assegnazioni e specializzazioni dei membri del team
Passo 1: Scegli il Tuo Piano
Seleziona il piano che corrisponde al tuo volume di chiamate e alle tue esigenze di funzionalità.
Piano Discovery
Ideale per agenti singoli o piccoli team:
- 280 minuti (~100 chiamate al mese)
- 1 agente IA
- Funzionalità essenziali
- 2 lingue
Piano Growth (Il più Popolare)
Ideale per agenzie in crescita:
- 600 minuti (~200 chiamate al mese)
- 3 agenti IA
- Gestione del team
- Integrazione con il sito web
- 4 lingue
Piano Pro
Per agenzie affermate:
- 1.400 minuti (~450 chiamate al mese)
- 6 agenti IA
- Set completo di funzionalità
- 32 lingue
Puoi sempre passare a un piano superiore o inferiore in base al cambiamento delle tue esigenze.
Passo 2: Configurazione Iniziale (15 Minuti)
Impostazioni di Base
Informazioni sull'Agenzia
- Inserisci il nome e la descrizione della tua agenzia
- Carica il tuo logo (opzionale ma consigliato)
- Imposta la tua lingua principale e il fuso orario
- Definisci gli orari di lavoro
Personalità dell'Agente IA
Scegli le caratteristiche del tuo agente:
- Voce: Maschile o femminile (più opzioni nei piani superiori)
- Tono: Professionale, amichevole o formale
- Stile di risposta: Conciso o dettagliato
- Messaggio di benvenuto: Personalizza come vengono accolte le chiamate
Configurazione della Base di Conoscenza
Qui è dove il tuo agente IA diventa un esperto della tua attività.
Opzione 1: URL del Sito Web
Fornisci semplicemente l'URL del tuo sito web. Il nostro sistema:
- Eseguirà la scansione di tutte le pagine
- Estrarrà gli annunci immobiliari
- Apprenderà informazioni sul tuo team e sui tuoi servizi
- Comprenderà la storia della tua agenzia
Opzione 2: Caricamento di Documenti
Carica file PDF, Word o Excel contenenti:
- Annunci immobiliari e dettagli
- Informazioni sui quartieri
- Domande e risposte frequenti
- Informazioni su incentivi fiscali
- Politiche dell'agenzia
Opzione 3: Inserimento Manuale
Per il massimo controllo, inserisci manualmente le informazioni chiave nella nostra interfaccia intuitiva.
Passo 3: Integrazione del Calendario (5 Minuti)
Connetti il Tuo Calendario
- Clicca su "Connetti Calendario" nel pannello di controllo
- Seleziona il tuo provider di calendario (Google, Outlook, ecc.)
- Autorizza l'accesso (permessi di lettura/scrittura)
- Verifica la connessione
Configura la Disponibilità
Imposta i Tuoi Orari
- Definisci gli orari di lavoro regolari
- Blocca il tempo personale
- Imposta tempi cuscinetto tra gli appuntamenti
- Specifica il tempo di viaggio per le visite agli immobili
Tipi di Appuntamento
Crea diversi tipi di appuntamento:
- Visite immobiliari (45-60 minuti)
- Consulenze telefoniche (15-30 minuti)
- Incontri iniziali (30 minuti)
- Firma di documenti (60 minuti)
Coordinamento del Team
Se hai più membri nel team:
- Invita i membri del team via email
- Ognuno connette il proprio calendario
- Definisci le specializzazioni (vendite, affitti, commerciale)
- Imposta le regole di smistamento
Passo 4: Configurazione del Numero di Telefono
Opzione A: Nuovo Numero Dedicato
Forniamo un numero dedicato per il tuo agente IA:
- Scegli il tuo prefisso
- Il numero viene assegnato immediatamente
- Aggiorna il tuo sito web e i materiali di marketing
- Inoltra la tua linea esistente come backup
Opzione B: Inoltro di Chiamata
Mantieni il tuo numero esistente:
- Imposta l'inoltro condizionato dal tuo telefono
- Inoltra quando occupato, fuori orario o sempre
- Verifica con il tuo operatore le opzioni di inoltro
- Testa la configurazione
Opzione C: Integrazione con il Sito Web
Aggiungi funzionalità vocali al tuo sito web:
- Copia il codice di incorporamento fornito
- Aggiungilo al tuo sito web (possiamo aiutarti)
- I visitatori possono cliccare per chiamare tramite il loro browser
- Non è richiesta la condivisione del numero di telefono
Passo 5: Configurazione della Qualificazione dei Lead (10 Minuti)
Definisci cosa rende un lead qualificato per la tua attività.
Criteri di Qualificazione per le Vendite
Requisiti di Budget
- Budget minimo
- Budget massimo (opzionale)
- Stato del finanziamento
Preferenze sull'Immobile
- Località/quartieri desiderati
- Tipi di immobile (appartamento, casa, terreno)
- Numero minimo di camere/bagni
- Caratteristiche richieste (parcheggio, giardino, ecc.)
Tempistiche
- Pronto ad acquistare entro 3 mesi
- 3-6 mesi
- 6-12 mesi
- Solo in fase di ricerca
Criteri di Qualificazione per gli Affitti
Criteri Finanziari
- Fascia di budget mensile
- Verifica del reddito
- Disponibilità di un garante
Dettagli sul Trasloco
- Data di trasloco desiderata
- Preferenza sulla durata del contratto
- Numero di occupanti
Regole di Squalifica
Filtra automaticamente:
- Budget inferiori al tuo minimo
- Specifici fattori discriminanti
- Perditempo (es. nessuna intenzione seria)
Passo 6: Test e Perfezionamento (30 Minuti)
Test Iniziali
Effettua Chiamate di Prova
- Chiama il tuo agente IA come potenziale cliente
- Prova diversi scenari (acquirente, affittuario, investitore)
- Testa in diverse lingue
- Verifica che la pianificazione degli appuntamenti funzioni
Rivedi le Trascrizioni
- Controlla la comprensione e le risposte
- Verifica che vengano poste le domande di qualificazione
- Assicurati che gli appuntamenti siano fissati correttamente
- Rivedi il tono e la professionalità
Aggiustamenti Comuni
In base ai test, potresti voler:
- Modificare i criteri di qualificazione
- Cambiare il messaggio di benvenuto
- Modificare lo stile di risposta dell'IA
- Aggiornare le informazioni della base di conoscenza
- Ottimizzare la durata degli appuntamenti
Passo 7: Lancio Graduale (1-2 Settimane)
Rollout Progressivo
Inizia in piccolo per acquisire fiducia:
Settimana 1: Esposizione Limitata
- Aggiorna il sito web con il nuovo numero
- Testa con una piccola campagna di marketing
- Monitora attentamente tutte le conversazioni
- Perfeziona in base alle interazioni reali
Settimana 2: Accesso Ampliato
- Aggiungi alla firma email
- Aggiorna i social media
- Abilita il widget vocale sul sito web
- Promuovi a un pubblico più ampio
Monitoraggio e Aggiustamento
Durante il lancio graduale:
- Rivedi ogni conversazione
- Tieni traccia delle metriche chiave (tasso di risposta, accuratezza della qualificazione, tasso di prenotazione)
- Adegua la base di conoscenza se necessario
- Affina i criteri di qualificazione
Passo 8: Lancio Completo
Vai Live
Once confident:
- Aggiorna tutti i materiali di marketing
- Forma il team sul nuovo flusso di lavoro
- Imposta i pannelli di controllo dei report
- Stabilisci routine di revisione
Promuovi il Tuo Vantaggio IA
Promuovi la tua disponibilità 24/7:
- "Non perdiamo mai una chiamata"
- "Risposta istantanea in 32 lingue"
- "Prenota visite a qualsiasi ora, anche alle 2 del mattino"
- "Servizio professionale tutto il giorno"
Ottimizzazione Continua
Revisioni Settimanali
Monitora le Metriche Chiave
- Volume di chiamate e tasso di risposta
- Accuratezza della qualificazione dei lead
- Tasso di prenotazione degli appuntamenti
- Tasso di no-show
- Feedback dei clienti
Rivedi le Conversazioni
- Ascolta/leggi campioni di conversazioni
- Identifica le domande comuni
- Trova aree di miglioramento
- Aggiorna la base di conoscenza
Perfezionamento Mensile
Aggiornamenti della Base di Conoscenza
- Aggiungi nuovi immobili
- Aggiorna le informazioni sui quartieri
- Affina le risposte comuni
- Aggiungi informazioni stagionali
Analisi delle Prestazioni
- Andamento del tasso di conversione
- Orari di punta delle chiamate
- Distribuzione linguistica
- Prestazioni del team (se applicabile)
Revisione Strategica Trimestrale
Valutazione dell'Impatto Aziendale
- Ricavi aggiuntivi generati
- Tempo risparmiato
- Punteggi di soddisfazione del cliente
- Posizione competitiva
Utilizzo delle Funzionalità
- Stai utilizzando tutte le funzionalità disponibili?
- Dovresti cambiare piano?
- Ci sono nuove funzionalità da implementare?
Migliori Pratiche per il Successo
Cosa Fare
Mantieni le Informazioni Aggiornate
Aggiorna regolarmente la tua base di conoscenza con nuovi immobili, prezzi e informazioni.
Monitora la Qualità
Rivedi regolarmente le conversazioni per garantire qualità e accuratezza.
Rispondi Rapidamente ai Lead Qualificati
L'IA qualifica e pianifica, tu chiudi l'affare. Rispondi prontamente per mantenere lo slancio.
Sfrutta le Analisi
Usa i dati per migliorare il tuo processo e identificare le tendenze.
Forma il Tuo Team
Assicurati che tutti comprendano il nuovo flusso di lavoro e come gestire i lead qualificati dall'IA.
Cosa non Fare
Non Impostare e Dimenticare
Rivedi e perfeziona regolarmente la tua configurazione per prestazioni ottimali.
Non Ignorare il Feedback
Se i clienti segnalano problemi, indaga e apporta le dovute modifiche.
Non Complicare Eccessivamente
Inizia in modo semplice e aggiungi complessità gradualmente secondo necessità.
Non Trascurare il Tocco Umano
L'IA gestisce lo screening e la pianificazione, tu fornisci la relazione personale.
Risoluzione dei Problemi Comuni
Basso Volume di Chiamate
Possibili Cause
- Numero non visualizzato in modo prominente
- I clienti non conoscono il servizio 24/7
- Il widget vocale del sito web non è visibile
Soluzioni
- Aumenta la promozione del numero di telefono
- Evidenzia la disponibilità 24/7
- Migliora il posizionamento del widget sul sito web
Qualificazioni Errate
Possibili Cause
- Criteri troppo ampi o troppo ristretti
- Mancanza di domande chiave
- Base di conoscenza incompleta
Soluzioni
- Rivedi e modifica i criteri di qualificazione
- Aggiungi domande specifiche
- Arricchisci la base di conoscenza
No-Show agli Appuntamenti
Possibili Cause
- Promemoria non abilitati
- Troppo tempo tra la prenotazione e l'appuntamento
- Lead non qualificati che passano il filtro
Soluzioni
- Abilita tutti i tipi di promemoria
- Offri appuntamenti più vicini nel tempo
- Rendi più stringenti i criteri di qualificazione
Problemi Tecnici
Problemi di Connessione
- Controlla l'autorizzazione del calendario
- Verifica la connettività internet
- Contatta il supporto se il problema persiste
Problemi di Qualità della Chiamata
- Controlla la qualità del telefono/internet
- Verifica la corretta configurazione dell'inoltro di chiamata
- Contatta il supporto per una diagnosi
Ottenere Aiuto
Risorse di Supporto
Documentazione
- Guide complete nel centro di assistenza
- Tutorial video per tutte le funzionalità
- FAQ che coprono scenari comuni
Supporto IA (24/7)
- Supporto via chat per risposte immediate
- Risoluzione dei problemi comuni
- Spiegazioni sulle funzionalità
Supporto Umano
- Supporto via email entro 24 ore lavorative
- Supporto dedicato per i clienti del piano Pro
- Assistenza all'implementazione disponibile
Comunità
Unisciti alla nostra comunità di utenti:
- Condividi le migliori pratiche
- Impara da altre agenzie
- Richiedi nuove funzionalità
- Ottieni consigli e trucchi
Misurare il Successo
Indicatori Chiave di Prestazione (KPI)
Tieni traccia di queste metriche per misurare il successo:
Metriche Operative
- Tasso di risposta alle chiamate (obiettivo: 100%)
- Durata media della chiamata
- Accuratezza della qualificazione
- Tasso di prenotazione degli appuntamenti
- Tasso di no-show
Metriche Aziendali
- Lead qualificati aggiuntivi
- Appuntamenti extra fissati
- Affari incrementali chiusi
- Ricavi aggiuntivi generati
- Tempo risparmiato
Soddisfazione del Cliente
- Punteggi di feedback dei clienti
- Tasso di clienti ricorrenti
- Tasso di referral
- Miglioramenti delle recensioni online
Conclusione
Implementare NoviaMind è semplice, ma come ogni strumento aziendale, il successo deriva da una corretta configurazione e da un'ottimizzazione continua. Segui questa guida, monitora i tuoi risultati e apporta le modifiche necessarie.
In poche settimane, ti chiederai come hai mai potuto fare a meno di un'assistenza IA 24/7.
Pronto a Iniziare?
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Hai domande durante l'implementazione? Contatta il nostro team di supporto per assistenza personalizzata.