7. Calendario y Reserva de Citas
El módulo Calendario es el corazón operativo de NoviaMind. Permite al agente IA proponer y confirmar franjas horarias de citas durante una conversación telefónica, sin ninguna intervención humana.
7.1 Vista general del calendario
Acceda al calendario desde el menú principal: "Calendario".
La interfaz ofrece vistas de día / semana / mes (cambie mediante los botones en la parte superior derecha). En móvil, la vista de día está activada por defecto.
Los eventos mostrados provienen de dos fuentes:
- Citas NoviaMind — creadas por la IA o manualmente desde el dashboard
- Eventos de su agenda externa — sincronizados desde Google Calendar, Outlook o Apple Calendar
Puede activar la visualización de solo horario laboral para una vista más limpia.
7.2 Cómo la IA toma una cita de forma autónoma
Cuando un prospecto llama y expresa el deseo de visitar un inmueble o reunirse con un asesor, el agente vocal consulta sus disponibilidades en tiempo real y propone franjas libres. Una vez confirmada la franja verbalmente, el evento se crea automáticamente en el calendario.
💡 La IA nunca propone una franja ya ocupada. Verifica en tiempo real sus disponibilidades configuradas y la ausencia de conflictos en su agenda sincronizada.
7.2b Asistente de Reservas (Configuración Guiada)
El Asistente de Reservas es una guía paso a paso que te ayuda a configurar todo tu sistema de programación de una sola vez. Accede a él desde Programación → Enlaces de reserva → « Configuración guiada ».
Pasos del asistente
| Paso | Qué configuras |
|---|---|
| 1. Bienvenida | Descripción general del proceso de configuración |
| 2. Equipo | Invita miembros y configura las reglas de asignación (round robin, secuencial, etc.) |
| 3. Tipos de eventos | Crea tus tipos de citas con duración, margen y límites |
| 4. Disponibilidades | Establece horarios de trabajo, pausas e indisponibilidades para cada miembro |
| 5. Sincronización de calendario | Conecta Google Calendar, Outlook, Apple Calendar o CalDAV |
| 6. Enlace de reserva | Crea una página de reserva pública con un slug personalizado y tipos de eventos |
| 7. Plantillas SMS | Configura las plantillas de confirmación, recordatorio y SMS personalizados |
| 8. Resumen | Resumen de todos los elementos configurados — revisa y finaliza |
💡 Consejo: El asistente es la forma más rápida de empezar. Cada paso también se puede configurar individualmente desde las subpáginas de programación correspondientes.
7.3 Configuración de disponibilidades
Acceda a los ajustes de disponibilidad desde Planificación → Disponibilidades.
Horarios de trabajo
Defina sus días y franjas horarias activas. Para cada día de la semana:
- Active o desactive el día
- Defina las horas de inicio y fin
Zona horaria
Seleccione su zona horaria. Se muestra una advertencia si su zona horaria detectada no coincide con la configurada.
Períodos de indisponibilidad
Bloquee períodos específicos (vacaciones, formaciones, etc.):
- Haga clic en "Añadir un período de indisponibilidad"
- Defina la fecha de inicio y la fecha de fin
- Guarde — las franjas de ese período ya no serán propuestas por la IA
💡 Los períodos de indisponibilidad pueden planificarse con hasta 1 año de antelación.
7.4 Tipos de eventos
Acceda a los tipos de eventos desde Planificación → Tipos de eventos.
Los tipos de eventos definen los formatos de cita que sus prospectos pueden reservar.
Crear un tipo de evento
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre | Nombre del tipo de cita (ej.: "Visita de inmueble", "Tasación gratuita") |
| Duración | Duración por defecto en minutos |
| Descripción | Descripción mostrada al prospecto |
| Activo | Activar o desactivar este tipo de evento |
| Plazo mínimo | Número de horas mínimo antes de una cita |
| Máximo por día | Número máximo de reservas por día |
| Margen antes/después | Tiempo de separación en minutos antes y después de cada cita |
| Confirmación requerida | Si está activado, la cita requiere confirmación manual |
| Duraciones alternativas | Proponer otras duraciones al prospecto |
Tipos de eventos individuales vs equipo
- Individual: La cita se le asigna a usted
- Equipo: La cita se asigna según las reglas de asignación del equipo (round robin, etc.)
7.5 Enlaces de reserva
Acceda a los enlaces de reserva desde Planificación → Enlaces de reserva.
Los enlaces de reserva son páginas públicas que comparte con sus prospectos para permitirles reservar una franja de forma autónoma.
Crear un enlace de reserva
- Haga clic en "Crear un enlace"
- Indique el título y el slug (identificador en la URL)
- Asocie uno o varios tipos de eventos
- Active el enlace
- Comparta la URL pública generada
💡 Puede asociar este enlace de reserva a un agente vocal durante su creación, para que la IA redirija a los prospectos a la página de reserva correcta.
7.6 Plantillas SMS
Acceda a las plantillas desde Planificación → Plantillas SMS.
Las plantillas SMS permiten personalizar los mensajes enviados automáticamente durante la reserva de citas.
Tipos de plantillas
| Tipo | Uso |
|---|---|
| Confirmación | Enviado tras la reserva de una cita |
| Recordatorio | Enviado antes de la cita (según el plazo configurado) |
| Selección de inmuebles | Enviado con una selección personalizada de inmuebles |
| Expediente de alquiler | Enviado con la información de solicitud de alquiler |
| Reserva personalizada | Plantilla libre para otros usos |
Variables dinámicas
Cada plantilla puede incluir variables dinámicas (nombre del prospecto, fecha de la cita, dirección, etc.) que se reemplazan automáticamente en el momento del envío.
Traducciones
Añada traducciones para cada plantilla para comunicarse con sus prospectos en su idioma.
7.7 Equipo de planificación
Acceda a los ajustes de equipo desde Planificación → Equipo.
Si trabaja en equipo, configure la distribución de citas:
- Round Robin: Las citas se asignan por turnos entre los miembros
- Método secuencial: Asignación en un orden definido
- Respeto de zonas horarias: Cada miembro recibe citas compatibles con su zona horaria
- Elección del cliente: Permita al prospecto elegir a su interlocutor
Invitar miembros
Invite a colaboradores a su equipo de planificación indicando su e-mail, nombre, rol y un mensaje de invitación opcional.
7.8 Sincronización con una agenda externa
NoviaMind se integra con las principales soluciones de calendario. La sincronización permite evitar conflictos de horarios.
Agendas compatibles
| Agenda | Autenticación |
|---|---|
| Google Calendar | OAuth 2.0 (cuenta de Google) |
| Microsoft Outlook | Autenticación Microsoft |
| Apple Calendar | Contraseña de app dedicada |
| CalDAV (genérico) | URL + credenciales |
Conectar una agenda
Desde Integraciones en el menú principal, seleccione la agenda deseada y siga el flujo de conexión (OAuth o credenciales).
Estado de la sincronización
| Indicador | Significado |
|---|---|
| 🟢 Sincronizado | Última sincronización exitosa |
| 🔴 Error | Problema de conexión — reconecte su calendario |
Resumen
| Funcionalidad | Disponible |
|---|---|
| Reserva de citas autónoma por la IA | ✅ |
| Configuración de disponibilidades | ✅ |
| Períodos de indisponibilidad | ✅ |
| Tipos de eventos personalizados | ✅ |
| Enlaces de reserva públicos | ✅ |
| Plantillas SMS multilingües | ✅ |
| Sincronización con Google Calendar | ✅ |
| Sincronización con Outlook / Office 365 | ✅ |
| Sincronización con Apple Calendar | ✅ |
| Round Robin para equipos | ✅ |