3. Agenti Vocali

Un agente vocale è il vostro assistente telefonico intelligente. Risponde alle vostre chiamate in entrata, qualifica i vostri lead e fissa appuntamenti — automaticamente, 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

Questa guida vi spiega come creare, configurare e ottimizzare i vostri agenti affinché riflettano perfettamente la vostra identità professionale e raggiungano i vostri obiettivi commerciali.

3.1 Cos'è un Agente Vocale?

Un agente vocale NoviaMind è un'IA conversazionale in grado di:

• Ricevere ed effettuare chiamate telefoniche in tempo reale
• Comprendere le richieste dei vostri interlocutori grazie al riconoscimento vocale
• Rispondere in modo naturale secondo le istruzioni che gli avete definito
• Qualificare i vostri potenziali clienti ponendo le domande giuste
• Pianificare appuntamenti direttamente nel vostro calendario
• Trasferire la chiamata a un consulente umano se la situazione lo richiede
• Inviare SMS di riepilogo o di conferma dopo la chiamata
• Cercare immobili nel vostro database

💡 Esempio concreto: Un agente vocale può rispondere a una chiamata in entrata alle 22:00, chiedere il budget e la zona ricercata dal potenziale cliente, prenotare uno slot per una visita nella vostra agenda e inviare una conferma — senza alcun intervento umano.

3.2 Accedere alla Gestione degli Agenti

1. Nella barra di navigazione laterale sinistra, cliccate su "Agenti".
2. Arriverete alla pagina "I miei Agenti" che mostra l'elenco dei vostri agenti sotto forma di schede.
3. Un indicatore di quota vi mostra il numero di agenti utilizzati rispetto al vostro piano (es.: 2/5 agenti).

Azioni disponibili

• Cercare un agente per nome tramite la barra di ricerca
• Aggiornare l'elenco con il pulsante di aggiornamento
• Creare un agente tramite il pulsante "Crea un agente" in alto a destra

3.3 Creare un Nuovo Agente

La creazione di un agente avviene tramite un assistente in 4 passaggi:

Passaggio 1 — Tipologia

Configurate il contesto della vostra attività:

• Tipo di organizzazione: Agente indipendente / Agenzia singola / Multi-agenzie
• Nome dell'agenzia: Il nome della vostra struttura
• Nome dell'assistente: Il nome che il vostro agente utilizzerà durante le chiamate (es.: "Sofia")
• Numero di telefono: Selezionate un numero disponibile tra quelli del vostro account
• Indirizzi: L'indirizzo della vostra o delle vostre agenzie
• Zone di servizio: I territori coperti dalla vostra attività

Passaggio 2 — Identità

Definite il perimetro d'azione dell'agente:

• Attività dell'agenzia: Selezionate i tipi di attività gestite (vendita, locazione, gestione locativa, ecc.)
• Clienti principali: Definite i vostri target (privati, investitori, aziende, ecc.)
• Origine dei clienti: Canali di acquisizione abituali
• Competenze tecniche: Ambiti di competenza specifici
• Politiche dell'agenzia: Attivate per includere le vostre regole aziendali specifiche
• Tipo di calendario: Interno (NoviaMind) o esterno (link di prenotazione personalizzato)
• Link di prenotazione: Selezionate il link di prenotazione da associare
• Selezione di immobili: Attivate per permettere all'agente di proporre immobili ai vostri potenziali clienti
• Dossier di locazione: Attivate se gestite candidature locative, con link o template dedicato

Passaggio 3 — Personalità

Configurate il comportamento e la voce dell'agente:

• Stile dell'assistente: Professionale / Esperto tecnico / Amichevole e accessibile
• Lunghezza delle risposte: Breve / Moderata / Dettagliata
• Lingua principale: La lingua predefinita dell'agente
• Lingue secondarie: Lingue aggiuntive gestite dall'agente
• Voce: Selezionate una voce tra le opzioni disponibili (genere, opzione premium, ascolto di un estratto)
• Primo messaggio personalizzato: Attivate per personalizzare il messaggio di benvenuto dell'agente

Passaggio 4 — Creazione

L'agente viene generato automaticamente a partire da tutte le informazioni configurate. Attendete qualche istante mentre il sistema:

1. Configura gli strumenti dell'agente
2. Genera le istruzioni (prompt)
3. Distribuisce l'agente
4. Finalizza la configurazione

3.4 Gli Strumenti dell'Agente

Ogni agente dispone di un insieme di strumenti (funzioni) che può utilizzare durante una conversazione:

💡 Gli strumenti vengono attivati automaticamente durante la creazione dell'agente in base alla vostra configurazione. Potete regolarli dopo la creazione.

3.5 Base di Conoscenza Aziendale

La sezione "Base di conoscenza" (accessibile tramite Agenti → Base di conoscenza) vi permette di fornire contesto aziendale ai vostri agenti.

Funzionalità

• Creare un documento: Aggiungete manualmente informazioni (procedure, FAQ, descrizioni di immobili, ecc.)
• Importare un documento: Caricate file esistenti
• Collegare agli agenti: Associate ogni documento a uno o più agenti
• Azioni in blocco: Selezionate più documenti per collegarli o scollegarli dai vostri agenti con un clic

💡 Più la vostra base di conoscenza è completa, più il vostro agente sarà pertinente e preciso nelle sue risposte.

3.6 Gestione degli Immobili

La sezione "Immobili" (accessibile tramite Agenti → Immobili) centralizza l'insieme dei vostri annunci immobiliari.

Funzionalità

• Elenco degli immobili con ricerca, paginazione e ordinamento
• Filtri: per tipo di offerta (vendita / locazione / stagionale), tipo di immobile, livello di accesso IA, fonte
• Selezione in blocco: Selezionate uno o più immobili per collegarli ai vostri agenti
• Fonte di integrazione: Visualizzate da dove proviene ogni immobile (HubSpot, Netty, Bitrix24, Apimo, o creazione manuale)

💡 Quando un potenziale cliente chiama e si interessa a un tipo di immobile, l'agente può interrogare questa base per proporre risultati pertinenti in tempo reale.

3.7 Modificare un Agente

Per modificare un agente esistente:

1. Dall'elenco degli agenti, cliccate sull'agente che desiderate modificare.
2. Regolate i parametri desiderati.
3. Cliccate su "Salva" per salvare le modifiche.

⚠️ Alcuni agenti possono essere contrassegnati come non modificabili (bloccati). Contattate il supporto se avete bisogno di modificarli.

3.8 Eliminare un Agente

1. Dall'elenco degli agenti, cliccate sul menu azioni dell'agente interessato.
2. Selezionate "Elimina".
3. Confermate l'eliminazione nella finestra di conferma.

⚠️ Attenzione: L'eliminazione di un agente è irreversibile. Lo storico delle chiamate viene conservato, ma l'agente non sarà più operativo.

❓ Bisogno di aiuto?

Se il vostro agente non si comporta come previsto dopo la configurazione:

• Consultate la Risoluzione dei problemi (FAQ).
• Contattateci tramite la nostra pagina di contatto o all'indirizzo [email protected].