L'agente vocale IA che risponde ai clienti del tuo studio notarile
Successioni, compravendite, compromessi: i tuoi clienti chiamano per sapere a che punto è la loro pratica, e i tuoi collaboratori rispondono invece di redigere. NoviaMind identifica chi chiama, fissa l'appuntamento con la persona giusta, registra la richiesta e la inoltra, senza mai rivelare nulla di una pratica. Per una nuova pratica, invia al cliente il link giusto per i documenti: il cliente inserisce i suoi dati, allega i documenti e tu ricevi tutto via email.
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Se lo studio non risponde,
la pratica va altrove
Clienti e agenti immobiliari scelgono il notaio con un criterio sempre più semplice: quello che risponde.
«A che punto è la mia pratica?» venti volte al giorno
Successione, vendita, compromesso: la stessa domanda, fatta al centralino, passata al collaboratore, che si interrompe per ripetere quello che ha già scritto via email il giorno prima.
Chiuso alle 18, proprio quando i clienti sono liberi
Chiamano tra una riunione e l'altra, la sera, il sabato mattina. Trovano la segreteria, richiamano il giorno dopo e trovano di nuovo la linea occupata.
Appuntamenti che richiedono tre telefonate
Stipula, consulenza, appuntamento per una successione: trovare lo slot del collaboratore giusto, della durata giusta, tiene occupata la reception mentre la sala d'attesa si riempie.
Gli agenti immobiliari scelgono lo studio più reattivo
Per una compravendita, l'agente immobiliare indirizza verso lo studio che risponde e fissa subito la stipula. Ogni chiamata persa è una pratica che va a un collega.
Cosa gestisce l'agente,
e cosa non dirà mai
Il segreto professionale non è negoziabile. L'agente applica le tue regole a ogni chiamata e non comunica mai il contenuto di una pratica.
Gestisce da solo
- Identifica chi chiama: cliente, agente immobiliare, banca, collega notaio, pubblica amministrazione
- Qualifica il motivo: appuntamento, aggiornamento sulla pratica, documento da inviare, informazioni generali
- Fissa l'appuntamento con il collaboratore giusto, della durata giusta: prima consulenza, consegna documenti, successione
- Registra una richiesta di aggiornamento con il riferimento della pratica e i recapiti, perché il collaboratore possa richiamare
- Fornisce le informazioni essenziali: orari, indirizzo, documenti da portare, come fissare un appuntamento
- Invia un riepilogo scritto di ogni chiamata al collaboratore interessato
- Invia via SMS il link giusto per i documenti in base al motivo: vendita, acquisto, successione, donazione, unione civile o matrimonio
Trasferisce subito
- Un collega notaio, una banca o un agente immobiliare che chiama per una stipula in corso
- Cliente in una situazione urgente secondo le tue istruzioni: decesso, scadenza imminente, finanziamento
- Chi chiede espressamente del suo notaio o del suo collaboratore durante l'orario di apertura
- Qualsiasi richiesta fuori perimetro, con il riepilogo della conversazione già scritto
Non fa mai
- Comunicare lo stato o il contenuto di una pratica al telefono
- Dare un parere legale o fiscale, nemmeno generico
- Impegnarsi su una data di stipula o sull'importo dell'onorario
- Spacciarsi per un essere umano: chi chiama sa che parla con l'assistente dello studio
Giovedì, 18:05, lo studio ha appena chiuso
Assistente dello studio
Chiamata in entrata · Cliente dello studio
Studio notarile Ferri, buonasera. Sono l'assistente IA dello studio, come posso aiutarla?
Buonasera, sono la signora Rossi. Volevo sapere se la stipula della nostra vendita è sempre prevista per il 3.
Buonasera signora Rossi. Non posso comunicare lo stato di una pratica al telefono, ma inoltro la sua richiesta al collaboratore che la segue. Ha il riferimento della pratica o l'indirizzo dell'immobile?
È l'appartamento in via Saragozza, pratica CV-2417.
Grazie. Registro la sua richiesta sulla pratica CV-2417. Il collaboratore può richiamarla domani alle 9:30 o alle 11:00. Quale orario preferisce? Riceverà una conferma via SMS.
I tuoi clienti hanno una risposta.
I collaboratori, il tempo di redigere.
Un agente vocale IA per notai è un assistente telefonico che risponde a ogni chiamata dello studio, identifica chi chiama, fissa l'appuntamento con il collaboratore giusto, registra la richiesta e la inoltra, senza mai rivelare nulla di una pratica. NoviaMind viene configurato con i tuoi collaboratori, i tuoi tipi di appuntamento e le tue regole.
Risponde a ogni chiamata, anche alle 18:05
Più chiamate contemporaneamente, il sabato mattina o durante una stipula: tutte ricevono risposta. Basta segreteria.
Indirizza al collaboratore giusto
Notaio, collaboratore, assistente, reparto successioni o immobiliare: l'agente sa chi segue cosa e indirizza ogni richiesta alla persona giusta.
Fissa l'appuntamento della durata giusta
Prima consulenza, consegna documenti, appuntamento per una successione: ogni tipo ha la sua durata e il suo collaboratore. L'agente prenota nell'agenda giusta e conferma via SMS.
Tutela il segreto professionale
Nessun contenuto delle pratiche comunicato al telefono. L'agente registra la richiesta, annota il riferimento e lascia che sia il collaboratore a richiamare.
Invia il link giusto per i documenti
Vendita, successione, donazione: l'agente invia al cliente il link corrispondente alla sua pratica. Il cliente inserisce i suoi dati, allega i documenti e tu ricevi un'email con la pratica pronta da lavorare.
Risponde in 33 lingue
Acquirenti stranieri, successioni internazionali: ogni persona che chiama viene capita e indirizzata nella sua lingua.
La pratica si prepara
prima del primo appuntamento
Durante la chiamata, l'agente invia al cliente il link corrispondente alla sua pratica. Il cliente inserisce i suoi dati e allega i documenti, e il tuo studio riceve tutto via email. Il primo appuntamento inizia con una pratica già completa.
Documenti da preparare: Vendita immobiliare
6 documenti- Atto di provenienza (o un certificato se non si trova)
- Certificazioni tecniche (amianto, termiti, superficie, ecc.) — contatti di tecnici disponibili su richiesta
- Ultima ricevuta delle imposte sull'immobile
- Documento d'identità, professione, indirizzo e stato civile
- Documenti condominiali + recapiti dell'amministratore (se in condominio)
- Recapiti dell'agenzia immobiliare (se presente)
- 1
L'IA invia il link giusto per i documenti
Vendita, acquisto, successione, donazione, unione civile o matrimonio: la pagina indica esattamente quali documenti preparare, e perché.
- 2
Il cliente inserisce i suoi dati e invia i documenti
Nome, email, telefono, commento e documenti, dal telefono o dal computer. Può completare più tardi ciò che manca.
- 3
Il notaio riceve un'email e prende il testimone
Recapiti, tipo di pratica e allegati arrivano in un'unica email. Il notaio o il collaboratore ricontatta il cliente con una pratica già qualificata.
- Una pagina di invio documenti a tuo nome, con una voce per tipo di pratica e i tuoi documenti obbligatori.
Operativo in pochi minuti
Nessun nuovo numero, nessun hardware, niente da installare. Tre passaggi con il nostro team.
- 1
Descrivi il tuo studio
Collaboratori e relativi ambiti, tipi di appuntamento e durate, tipi di pratica e documenti obbligatori, orari, regole di trasferimento, cosa l'agente può dire e cosa no.
- 2
Colleghiamo le tue agende
Agende Google, Outlook o iCloud di ogni collaboratore, e l'indirizzo email che riceve i documenti inviati e i riepiloghi delle chiamate. I tuoi collaboratori non cambiano strumenti.
- 3
Attivi l'inoltro di chiamata
Prima fuori orario, poi quando la linea è occupata, poi su tutte le chiamate se lo desideri. Ascolti, regoli, estendi.
Tre modi di rispondere,
uno solo risponde sempre
Reception interna, segreteria telefonica esterna o agente vocale IA: cosa cambia per uno studio notarile, criterio per criterio.
Scorri per vedere tutte le colonne
| Criterio | Agente vocale IA NoviaMind | Reception interna | Segreteria telefonica esterna |
|---|---|---|---|
| Disponibilità | 24/7 | Orari dello studio | Fasce previste dal contratto |
| Chiamate simultanee | Tutte con risposta, una trentina in parallelo | Una per postazione | Limitate al team condiviso |
| Smistamento al collaboratore giusto | Configurato: chi segue cosa | Sì | Messaggio generico da smistare |
| Appuntamento nell'agenda giusta, della durata giusta | Sì, con conferma via SMS | Sì, dopo aver cercato lo slot | Dipende dal fornitore |
| Pratica preparata prima dell'appuntamento | Link inviato durante la chiamata, documenti ricevuti via email | Elenco inviato via email, solleciti manuali | No |
| Segreto professionale | Regola rigida: mai il contenuto di una pratica | Dipende dalla persona | Dipende dallo script |
| Lingue | 33 lingue | Quelle del team | Italiano, a volte inglese |
| Costo | Da 39 € al mese con piano annuale, 49 € senza vincoli | Stipendio e contributi di un addetto alla reception | Canone più costo a chiamata |
Confronto indicativo basato sulle caratteristiche abituali di ogni soluzione. I costi di una reception interna o di una segreteria esterna dipendono dalla tua organizzazione e dai tuoi contratti.
Pensato per uno studio
vincolato al segreto professionale
Un agente che non rivela mai una pratica, dati archiviati in Francia e uno studio che mantiene il controllo su tutto.
Il segreto professionale, applicato a ogni chiamata
Segreto imposto dalla deontologia notarile e dalla legge penale: nessun contenuto di pratica, nessun parere legale o fiscale, nessun impegno su una data di stipula. L'agente conosce solo ciò che gli affidi.
I tuoi dati sono archiviati in Francia
Server e database a Parigi, crittografia TLS in transito e AES-256 a riposo, isolamento rigoroso tra studi. Nulla viene venduto o affittato a terzi.
Le tue chiamate non addestrano nessuna IA di terzi
I nostri fornitori di IA sono configurati senza conservazione dell'audio e senza addestramento sulle tue chiamate. Solo i nostri modelli migliorano a partire dalle tue conversazioni, e puoi scegliere in opzione l'anonimizzazione o la pseudonimizzazione di questi dati.
Trasparente con chi chiama, e decide lo studio
Chi chiama sa fin dal primo secondo che parla con l'assistente IA dello studio (AI Act, art. 50). Nessuna decisione automatizzata (GDPR, art. 22): confermare una stipula resta una scelta del notaio o del collaboratore.
NoviaMind agisce in qualità di responsabile del trattamento: il tuo studio resta titolare del trattamento. Il DPA, allegato alle nostre condizioni generali, elenca i nostri sub-responsabili e dettaglia ciascuno di questi impegni.
Parlano di noi
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Tutto l'essenziale per iniziare bene
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IVA escl. / mese
100 min / mese (~65 chiamate)
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280 min / mese (~185 chiamate)
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Per uno studio con più collaboratori
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600 min / mese (~400 chiamate)
Tutto il piano Discovery, più:
Per uno studio con più sedi
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1400 min / mese (~930 chiamate)
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GDPR, AI Act e segreto professionale
Database ospitato in Francia, chi chiama sa che parla con un'IA, nessun contenuto di pratica comunicato.
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Sempre una persona
I tuoi collaboratori sono sempre a un trasferimento di distanza, a ogni chiamata.
Collaboratori che redigono
Meno interruzioni, appuntamenti già fissati, richieste di aggiornamento già qualificate.
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