7. Calendario & Prenotazione Appuntamenti
Il modulo Calendario è il cuore operativo di NoviaMind. Permette all'agente IA di proporre e confermare slot di appuntamento durante una conversazione telefonica, senza alcun intervento umano.
7.1 Panoramica del calendario
Accedi al calendario dal menu principale: "Calendario".
L'interfaccia offre viste giorno / settimana / mese (passa da una all'altra tramite i pulsanti in alto a destra). Su mobile, la vista giorno è attivata per impostazione predefinita.
Gli eventi visualizzati provengono da due fonti:
- Appuntamenti NoviaMind — creati dall'IA o manualmente dalla dashboard
- Eventi del tuo calendario esterno — sincronizzati da Google Calendar, Outlook o Apple Calendar
Puoi attivare la visualizzazione delle sole ore lavorative per una vista più pulita.
7.2 Come l'IA prende un appuntamento in modo autonomo
Quando un potenziale cliente chiama ed esprime il desiderio di visitare un immobile o incontrare un consulente, l'agente vocale consulta le tue disponibilità in tempo reale e propone gli slot liberi. Una volta confermato verbalmente lo slot, l'evento viene creato automaticamente nel calendario.
💡 L'IA non propone mai uno slot già occupato. Verifica in tempo reale le tue disponibilità configurate e l'assenza di conflitti nel tuo calendario sincronizzato.
7.2b Assistente di Prenotazione (Configurazione Guidata)
L'Assistente di Prenotazione è una guida passo a passo che ti aiuta a configurare l'intero sistema di pianificazione in un'unica volta. Accedi da Pianificazione → Link di prenotazione → « Configurazione guidata ».
Passaggi dell'assistente
| Passaggio | Cosa configuri |
|---|---|
| 1. Benvenuto | Panoramica del processo di configurazione |
| 2. Team | Invita i membri e configura le regole di assegnazione (round robin, sequenziale, ecc.) |
| 3. Tipi di evento | Crea i tuoi tipi di appuntamento con durata, cuscinetto e limiti |
| 4. Disponibilità | Imposta gli orari di lavoro, le pause e le indisponibilità per ogni membro |
| 5. Sincronizzazione calendario | Collega Google Calendar, Outlook, Apple Calendar o CalDAV |
| 6. Link di prenotazione | Crea una pagina di prenotazione pubblica con uno slug personalizzato e tipi di evento |
| 7. Modelli SMS | Configura i modelli di conferma, promemoria e SMS personalizzati |
| 8. Riepilogo | Riepilogo di tutti gli elementi configurati — controlla e finalizza |
💡 Suggerimento: L'assistente è il modo più rapido per iniziare. Ogni passaggio può anche essere configurato individualmente dalle relative sottopagine di pianificazione.
7.3 Configurazione delle disponibilità
Accedi alle impostazioni di disponibilità da Pianificazione → Disponibilità.
Orari di lavoro
Definisci i tuoi giorni e fasce orarie attive. Per ogni giorno della settimana:
- Attiva o disattiva il giorno
- Definisci gli orari di inizio e fine
Fuso orario
Seleziona il tuo fuso orario. Viene visualizzato un avviso se il fuso orario rilevato non corrisponde a quello configurato.
Periodi di indisponibilità
Blocca periodi specifici (ferie, formazione, ecc.):
- Clicca su "Aggiungi un periodo di indisponibilità"
- Definisci la data di inizio e la data di fine
- Salva — gli slot di quel periodo non verranno più proposti dall'IA
💡 I periodi di indisponibilità possono essere pianificati fino a 1 anno in anticipo.
7.4 Tipi di evento
Accedi ai tipi di evento da Pianificazione → Tipi di evento.
I tipi di evento definiscono i formati di appuntamento che i tuoi potenziali clienti possono prenotare.
Creare un tipo di evento
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Nome | Nome del tipo di appuntamento (es.: "Visita immobile", "Valutazione gratuita") |
| Durata | Durata predefinita in minuti |
| Descrizione | Descrizione mostrata al potenziale cliente |
| Attivo | Attivare o disattivare questo tipo di evento |
| Preavviso minimo | Numero minimo di ore prima di un appuntamento |
| Massimo al giorno | Numero massimo di prenotazioni al giorno |
| Buffer prima/dopo | Tempo di pausa in minuti prima e dopo ogni appuntamento |
| Conferma richiesta | Se attivato, l'appuntamento richiede una conferma manuale |
| Durate alternative | Proporre altre durate al potenziale cliente |
Tipi di evento individuali vs team
- Individuale: L'appuntamento viene assegnato a te
- Team: L'appuntamento viene assegnato secondo le regole di assegnazione del team (round robin, ecc.)
7.5 Link di prenotazione
Accedi ai link di prenotazione da Pianificazione → Link di prenotazione.
I link di prenotazione sono pagine pubbliche che condividi con i tuoi potenziali clienti per permettere loro di prenotare uno slot in autonomia.
Creare un link di prenotazione
- Clicca su "Crea un link"
- Inserisci il titolo e lo slug (identificativo nell'URL)
- Associa uno o più tipi di evento
- Attiva il link
- Condividi l'URL pubblica generata
💡 Puoi associare questo link di prenotazione a un agente vocale durante la sua creazione, affinché l'IA reindirizzi i potenziali clienti alla pagina di prenotazione corretta.
7.6 Template SMS
Accedi ai template da Pianificazione → Template SMS.
I template SMS permettono di personalizzare i messaggi inviati automaticamente durante la prenotazione di appuntamenti.
Tipi di template
| Tipo | Utilizzo |
|---|---|
| Conferma | Inviato dopo la prenotazione di un appuntamento |
| Promemoria | Inviato prima dell'appuntamento (secondo il preavviso configurato) |
| Selezione immobili | Inviato con una selezione di immobili personalizzata |
| Dossier di locazione | Inviato con le informazioni sulla candidatura per l'affitto |
| Prenotazione personalizzata | Template libero per altri utilizzi |
Variabili dinamiche
Ogni template può includere variabili dinamiche (nome del potenziale cliente, data dell'appuntamento, indirizzo, ecc.) che vengono sostituite automaticamente al momento dell'invio.
Traduzioni
Aggiungi traduzioni per ogni template per comunicare con i tuoi potenziali clienti nella loro lingua.
7.7 Team di pianificazione
Accedi alle impostazioni del team da Pianificazione → Team.
Se lavori in team, configura la distribuzione degli appuntamenti:
- Round Robin: Gli appuntamenti vengono assegnati a rotazione tra i membri
- Metodo sequenziale: Assegnazione in un ordine definito
- Rispetto dei fusi orari: Ogni membro riceve appuntamenti compatibili con il proprio fuso orario
- Scelta del cliente: Permetti al potenziale cliente di scegliere il proprio interlocutore
Invitare membri
Invita collaboratori nel tuo team di pianificazione inserendo la loro e-mail, nome, ruolo e un messaggio di invito opzionale.
7.8 Sincronizzazione con un calendario esterno
NoviaMind si integra con le principali soluzioni di calendario. La sincronizzazione permette di evitare conflitti di slot.
Calendari supportati
| Calendario | Autenticazione |
|---|---|
| Google Calendar | OAuth 2.0 (account Google) |
| Microsoft Outlook | Autenticazione Microsoft |
| Apple Calendar | Password dell'app dedicata |
| CalDAV (generico) | URL + credenziali |
Collegare un calendario
Da Integrazioni nel menu principale, seleziona il calendario desiderato e segui il flusso di connessione (OAuth o credenziali).
Stato della sincronizzazione
| Indicatore | Significato |
|---|---|
| 🟢 Sincronizzato | Ultima sincronizzazione riuscita |
| 🔴 Errore | Problema di connessione — riconnetti il tuo calendario |
Riepilogo
| Funzionalità | Disponibile |
|---|---|
| Prenotazione appuntamenti autonoma tramite IA | ✅ |
| Configurazione delle disponibilità | ✅ |
| Periodi di indisponibilità | ✅ |
| Tipi di evento personalizzati | ✅ |
| Link di prenotazione pubblici | ✅ |
| Template SMS multilingue | ✅ |
| Sincronizzazione Google Calendar | ✅ |
| Sincronizzazione Outlook / Office 365 | ✅ |
| Sincronizzazione Apple Calendar | ✅ |
| Round Robin per team | ✅ |