3. Agentes Vocales

Un agente vocal es su asistente telefónico inteligente. Responde a sus llamadas entrantes, cualifica sus leads y programa citas — automáticamente, 24 horas al día, 7 días a la semana.

Esta guía le explica cómo crear, configurar y optimizar sus agentes para que reflejen perfectamente su identidad profesional y alcancen sus objetivos comerciales.

3.1 ¿Qué es un Agente Vocal?

Un agente vocal NoviaMind es una IA conversacional capaz de:

• Atender y realizar llamadas telefónicas en tiempo real
• Comprender las solicitudes de sus interlocutores gracias al reconocimiento de voz
• Responder de manera natural según las instrucciones que usted ha definido
• Cualificar a sus prospectos haciendo las preguntas adecuadas
• Programar citas directamente en su calendario
• Transferir la llamada a un asesor humano si la situación lo requiere
• Enviar SMS de resumen o confirmación después de la llamada
• Buscar propiedades inmobiliarias en su base de datos

💡 Ejemplo concreto: Un agente vocal puede responder una llamada entrante a las 22h, preguntar el presupuesto y la ubicación buscados por el prospecto, reservar un horario de visita en su agenda y enviar una confirmación — sin ninguna intervención humana.

3.2 Acceder a la Gestión de Agentes

1. En la barra de navegación lateral izquierda, haga clic en "Agentes".
2. Accederá a la página "Mis Agentes" que muestra la lista de sus agentes en formato de tarjetas.
3. Un indicador de cuota le muestra el número de agentes utilizados en relación con su plan (ej.: 2/5 agentes).

Acciones disponibles

• Buscar un agente por nombre a través de la barra de búsqueda
• Actualizar la lista con el botón de actualización
• Crear un agente mediante el botón "Crear un agente" en la esquina superior derecha

3.3 Crear un Nuevo Agente

La creación de un agente se realiza mediante un asistente en 4 pasos:

Paso 1 — Tipología

Configure el contexto de su actividad:

• Tipo de organización: Agente independiente / Agencia única / Multi-agencias
• Nombre de la agencia: El nombre de su estructura
• Nombre del asistente: El nombre que su agente utilizará durante las llamadas (ej.: "Sofía")
• Número de teléfono: Seleccione un número disponible entre los de su cuenta
• Direcciones: La dirección de su(s) agencia(s)
• Zonas de servicio: Los territorios cubiertos por su actividad

Paso 2 — Identidad

Defina el ámbito de acción del agente:

• Actividades de la agencia: Seleccione los tipos de actividades gestionadas (venta, alquiler, gestión de alquileres, etc.)
• Clientes principales: Defina sus objetivos (particulares, inversores, empresas, etc.)
• Origen de los clientes: Canales de adquisición habituales
• Experiencia técnica: Áreas de competencia específicas
• Políticas de la agencia: Active para incluir sus reglas de negocio específicas
• Tipo de calendario: Interno (NoviaMind) o externo (enlace de reserva personalizado)
• Enlace de reserva: Seleccione el enlace de reserva a asociar
• Selección de propiedades: Active para permitir que el agente proponga propiedades a sus prospectos
• Expediente de alquiler: Active si gestiona candidaturas de alquiler, con enlace o plantilla dedicada

Paso 3 — Personalidad

Configure el comportamiento y la voz del agente:

• Estilo del asistente: Profesional / Experto técnico / Amigable y accesible
• Longitud de las respuestas: Breve / Moderada / Detallada
• Idioma principal: El idioma predeterminado del agente
• Idiomas secundarios: Idiomas adicionales gestionados por el agente
• Voz: Seleccione una voz entre las opciones disponibles (género, opción premium, escucha de un extracto)
• Primer mensaje personalizado: Active para personalizar el mensaje de bienvenida del agente

Paso 4 — Creación

El agente se genera automáticamente a partir de toda la información configurada. Espere unos instantes mientras el sistema:

1. Configura las herramientas del agente
2. Genera las instrucciones (prompt)
3. Despliega el agente
4. Finaliza la configuración

3.4 Las Herramientas del Agente

Cada agente dispone de un conjunto de herramientas (funciones) que puede utilizar durante una conversación:

💡 Las herramientas se activan automáticamente durante la creación del agente en función de su configuración. Puede ajustarlas después de la creación.

3.5 Base de Conocimientos Profesional

La sección "Base de conocimientos" (accesible desde Agentes → Base de conocimientos) le permite proporcionar contexto profesional a sus agentes.

Funcionalidades

• Crear un documento: Añada manualmente información (procedimientos, FAQ, descripciones de propiedades, etc.)
• Importar un documento: Cargue archivos existentes
• Vincular a agentes: Asocie cada documento a uno o varios agentes
• Acciones masivas: Seleccione varios documentos para vincularlos o desvincularlos de sus agentes con un clic

💡 Cuanto más completa sea su base de conocimientos, más pertinente y preciso será su agente en sus respuestas.

3.6 Gestión de Propiedades Inmobiliarias

La sección "Propiedades" (accesible desde Agentes → Propiedades) centraliza el conjunto de sus anuncios inmobiliarios.

Funcionalidades

• Lista de propiedades con búsqueda, paginación y ordenamiento
• Filtros: por tipo de oferta (venta / alquiler / temporal), tipo de propiedad, nivel de acceso IA, fuente
• Selección masiva: Seleccione una o varias propiedades para vincularlas a sus agentes
• Fuente de integración: Visualice de dónde proviene cada propiedad (HubSpot, Netty, Bitrix24, Apimo, o creación manual)

💡 Cuando un prospecto llama e indica interés por un tipo de propiedad, el agente puede consultar esta base para proponer resultados pertinentes en tiempo real.

3.7 Modificar un Agente

Para modificar un agente existente:

1. Desde la lista de agentes, haga clic en el agente que desea modificar.
2. Ajuste los parámetros deseados.
3. Haga clic en "Guardar" para guardar las modificaciones.

⚠️ Algunos agentes pueden estar marcados como no modificables (bloqueados). Contacte al soporte si necesita modificarlos.

3.8 Eliminar un Agente

1. Desde la lista de agentes, haga clic en el menú de acciones del agente en cuestión.
2. Seleccione "Eliminar".
3. Confirme la eliminación en la ventana de confirmación.

⚠️ Atención: La eliminación de un agente es irreversible. El historial de llamadas se conserva, pero el agente dejará de estar operativo.

❓ ¿Necesita ayuda?

Si su agente no se comporta como esperaba después de la configuración:

• Consulte la Resolución de problemas (FAQ).
• Contáctenos a través de nuestra página de contacto o en la dirección [email protected].