11. Resolución de Problemas (FAQ)

Esta sección reúne los problemas más frecuentes en NoviaMind, clasificados por tema, con la solución recomendada para cada uno.

Conexión y Cuenta

❓ He olvidado mi contraseña. ¿Cómo la restablezco?

Desde la página de inicio de sesión, haga clic en "¿Olvidó su contraseña?" e introduzca su dirección de correo electrónico. Recibirá un enlace de restablecimiento válido durante 1 hora. Compruebe también su carpeta de spam si el mensaje no aparece en su bandeja de entrada.

❓ Después de iniciar sesión, la página se queda en blanco o muestra una pantalla de carga infinita.

Esto ocurre cuando la carga del contexto de usuario falla (token JWT inválido o sesión expirada).

Solución:

1. Realice un vaciado de la caché del navegador (Ctrl+Mayús+R en Windows/Linux, Cmd+Shift+R en Mac)
2. Si el problema persiste, cierre sesión y vuelva a iniciarla
3. Como último recurso, borre los datos del sitio en la configuración de su navegador y vuelva a conectarse

❓ Mi sesión se desconecta automáticamente después de unas horas.

El token JWT tiene una duración de vida limitada. La sesión se actualiza automáticamente en segundo plano; si su conexión a internet estaba temporalmente cortada en el momento de la actualización, la sesión puede expirar. Simplemente vuelva a iniciar sesión.

❓ No recibo el correo de invitación para unirme a un equipo.

1. Compruebe su carpeta de spam o correo no deseado
2. Pida al administrador del equipo que reenvíe la invitación desde Configuración → Equipo → Miembros
3. Asegúrese de que la dirección utilizada para la invitación corresponde a su dirección NoviaMind

Agentes Vocales

❓ La creación de mi agente falla o se queda bloqueada indefinidamente.

El proceso de creación pasa por varias etapas (configuración, generación del prompt, despliegue de la voz, finalización). Puede producirse un fallo si la conexión a internet es inestable o si un servicio externo no está disponible temporalmente.

Solución: Espere 30 segundos y vuelva a lanzar la creación. Si el error persiste, contacte con el soporte indicando el nombre del agente y la hora del intento.

❓ Mi agente está creado pero no responde a las llamadas entrantes.

Verifique los siguientes puntos en orden:

❓ No hay ningún número de teléfono disponible para asignar a mi agente.

Todos los números disponibles ya están asignados a otros agentes. Para liberar un número, desasígnelo del agente que lo utiliza actualmente (Modificar el agente → Número de teléfono → Desasignar). Para obtener un número adicional, contacte con el soporte.

❓ Mi agente responde pero no entiende las preguntas inmobiliarias específicas.

Reconfigure el prompt del agente: en el formulario de modificación, indique con más precisión el tipo de propiedades gestionadas, el perfil de cliente objetivo y la información específica de su agencia. Cuanto más preciso sea el contexto, más pertinente será el modelo de lenguaje.

❓ El agente habla en el idioma equivocado.

El idioma del agente se define en la creación. Para cambiar de idioma, modifique el agente y seleccione el nuevo idioma. Nota: si los contactos llaman en un idioma diferente y el agente multilingüe está activado, cambia automáticamente.

Cuota y Suscripción

❓ Mis agentes ya no reciben llamadas. ¿Por qué?

Su cuota de minutos del mes en curso está agotada al 100 %. Todas las llamadas entrantes se rechazan automáticamente hasta el próximo ciclo de facturación o hasta un cambio de plan.

Soluciones:

• Cambie a un plan superior desde Configuración → Suscripción → Cambiar de plan
• Espere al inicio del próximo ciclo mensual (fecha indicada en la sección Suscripción)

La cuota no se acumula de un mes a otro.

❓ He recibido una alerta de uso al 80 %. ¿Debo preocuparme?

No, es una alerta preventiva normal. Al alcanzar el umbral del 80 %, recibe un primer correo de notificación para anticipar un posible agotamiento. Un segundo correo se envía al 100 % cuando las llamadas se bloquean. Puede gestionar estas preferencias en Configuración → Notificaciones.

❓ He actualizado mi suscripción pero el cambio no se refleja en NoviaMind.

Las actualizaciones de plan se procesan a través de Stripe y pueden tardar de 2 a 5 minutos en propagarse. Actualice la página después de unos minutos. Si el problema persiste pasados 15 minutos, contacte con el soporte indicando el ID de la transacción Stripe (visible en su correo de confirmación).

❓ Quiero cancelar mi suscripción. ¿Cómo lo hago?

Acceda al Portal Stripe desde Configuración → Suscripción → Gestionar mi suscripción. Puede cancelar su plan allí; el acceso permanece activo hasta el final del período pagado en curso.

Calendario y Citas

❓ Mi calendario de Google/Outlook ya no se sincroniza.

El token OAuth del calendario probablemente ha expirado. Reconecte su calendario:

1. Vaya a Configuración → Calendario
2. Desconecte el calendario actualmente vinculado
3. Reconéctelo siguiendo el flujo OAuth

❓ Los horarios de disponibilidad no se muestran en el enlace de reserva.

Compruebe que:

1. Los horarios de disponibilidad están configurados (días laborables, horas de inicio/fin) en Calendario → Disponibilidades
2. Al menos un día activo está seleccionado (por defecto: lunes a viernes)
3. La duración del intervalo está bien definida (por defecto: 30 minutos)

❓ Un cliente ha podido reservar dos citas que se solapan.

La sincronización de disponibilidad/ocupación con los calendarios externos (CalDAV, Google, Outlook) no es instantánea. Puede haber un desfase de unos segundos a unos minutos entre una reserva y su aparición en el calendario externo.

Prevención: Active la sincronización bidireccional y asegúrese de que todas sus citas externas estén bien registradas en su calendario vinculado.

❓ Los SMS de recordatorio no se envían a los clientes.

Compruebe que:

1. Un número SMS está asignado al agente vinculado a ese enlace de reserva
2. La plantilla SMS configurada para los recordatorios de citas existe y está activa (Configuración → Plantillas SMS)
3. El número del cliente está en formato internacional (ej.: +34612345678)

Integraciones CRM

❓ La conexión a HubSpot falla durante la prueba.

Las causas más frecuentes:

• Clave API incorrecta: utilice un Private App Token de HubSpot (no una clave API legacy)
• Scopes insuficientes: su Private App debe tener los permisos crm.objects.contacts.read y crm.objects.contacts.write
• Token expirado: genere un nuevo token en su portal HubSpot (Configuración → Integraciones → Aplicaciones privadas)

❓ La conexión a Netty muestra un error de autenticación.

Netty requiere dos campos:

• apiKey: su clave API de Netty
• agencyId: el identificador único de su agencia en Netty

Verifique que el agencyId es el identificador numérico (y no el nombre de la agencia). Lo encontrará en su espacio de administración de Netty.

❓ La sincronización está en estado "Error" desde hace varias horas.

1. Pruebe la conexión desde Integraciones → Probar la conexión
2. Si la prueba falla, verifique sus claves API (pueden haber sido revocadas)
3. Si la prueba tiene éxito, lance una sincronización manual (Integraciones → Sincronizar ahora)
4. Si el error persiste después de una sincronización manual exitosa, contacte con el soporte

❓ Mis contactos no se sincronizan a pesar de tener una integración activa.

Verifique el método de sincronización configurado:

• MANUAL: debe lanzar la sincronización manualmente
• SCHEDULED: la sincronización se ejecuta según una planificación (compruebe la próxima fecha de ejecución)
• REALTIME: la sincronización se lanza automáticamente con cada evento — si no funciona, verifique el webhook entrante

Equipo y Miembros

❓ No veo el botón "Invitar a un miembro" en Configuración → Equipo.

Este botón está reservado para los administradores. Si tiene el rol Estándar o Lector, no tiene acceso a la gestión de miembros. Contacte con el administrador de su equipo.

❓ No puedo modificar el rol de un miembro ni eliminarlo.

Dos casos posibles:

1. No es Admin: solo los admins pueden modificar los roles
2. Es el último administrador: NoviaMind bloquea la eliminación o la degradación del último admin para evitar que el equipo se quede sin gestor. Nombre primero a otro miembro como Admin y luego modifique el rol del admin actual.

❓ No puedo modificar mi propio rol.

Por razones de seguridad, un administrador no puede modificar su propio rol. Pida a otro administrador del equipo que lo haga.

❓ Después de abandonar un equipo, no veo nada en la interfaz.

Si solo pertenecía a un único equipo, NoviaMind le crea automáticamente un equipo personal. Compruebe el selector de equipo en la parte superior de la interfaz para localizar su nuevo equipo.

Problemas Generales

❓ Una funcionalidad visible en la documentación no aparece en mi interfaz.

Su rol en el equipo puede restringir el acceso a ciertas funcionalidades:

• Los Lectores no ven los botones de edición ni las secciones Integraciones, Facturación y Equipo
• Los Estándar no tienen acceso a las secciones Integraciones, Facturación y Configuración de equipo

Si cree que necesita un acceso adicional, pida a un administrador que modifique su rol.

❓ La página se carga lentamente o muestra un error 500.

1. Compruebe su conexión a internet
2. Vacíe la caché del navegador (Ctrl+Mayús+R)
3. Si el error proviene de la API (error mostrado en un toast rojo), anote el mensaje de error exacto y contacte con el soporte
4. Consulte la página de estado de NoviaMind para saber si hay un mantenimiento en curso

❓ ¿Cómo contacto con el soporte?

Envíe un correo electrónico a [email protected] incluyendo:

• Su dirección de correo de la cuenta
• El nombre de su equipo
• Una descripción precisa del problema
• Una captura de pantalla si es posible
• La hora y la fecha en que se produjo el problema