10. Gestión de Miembros y Equipos
NoviaMind está diseñado para la colaboración. Puede invitar colaboradores (agentes inmobiliarios, asistentes, managers) a su equipo y asignarles un rol que determina con precisión lo que pueden ver y hacer.
Acceda a la gestión de miembros desde Configuración → Equipo.
⚠️ Solo un administrador puede invitar miembros, modificar roles y gestionar la configuración del equipo.
10.1 Comprender los Equipos
En NoviaMind, un Equipo (Team) es la unidad organizativa principal. Agrupa:
- Los miembros (usuarios con roles)
- Los agentes vocales configurados
- La suscripción y la cuota de minutos
- Las integraciones CRM y calendario
- El historial de llamadas y contactos
Cada usuario puede pertenecer a varios equipos y cambiar entre ellos mediante el selector de equipo en la parte superior de la interfaz.
10.2 Roles y sus Permisos
NoviaMind define tres roles distintos, diseñados para cubrir las estructuras habituales de las agencias inmobiliarias:
| Rol | Nivel de acceso | Perfil tipo |
|---|---|---|
| Admin | Acceso completo | Director de agencia, responsable IT |
| Estándar | Lectura + escritura | Agente inmobiliario, asistente |
| Lector | Solo lectura | Manager externo, controlador de calidad |
Tabla detallada de permisos
| Funcionalidad | Admin | Estándar | Lector |
|---|---|---|---|
| Panel de control | ✅ | ✅ | ✅ |
| Historial de llamadas | ✅ | ✅ | ✅ |
| Transcripciones y resúmenes IA | ✅ | ✅ | ✅ |
| Contactos y CRM | ✅ Leer + modificar | ✅ Leer + modificar | 👁 Solo lectura |
| Calendario | ✅ Leer + modificar | ✅ Leer + modificar | 👁 Solo lectura |
| Agentes vocales | ✅ Crear / modificar | ✅ Modificar | 👁 Solo lectura |
| Estadísticas | ✅ | ✅ | ✅ |
| Integraciones | ✅ Configurar | ❌ | ❌ |
| Configuración del equipo | ✅ Modificar | ❌ | ❌ |
| Invitar miembros | ✅ | ❌ | ❌ |
| Modificar roles | ✅ | ❌ | ❌ |
| Eliminar miembros | ✅ | ❌ | ❌ |
| Facturación y suscripción | ✅ | ❌ | ❌ |
💡 La regla es simple: Admin → todo, Estándar → leer y contribuir, Lector → solo consultar.
10.3 Invitar a un Nuevo Miembro
- Vaya a Configuración → Equipo
- Desplácese hasta la sección "Miembros"
- Haga clic en "Invitar a un miembro"
- Introduzca la dirección de correo electrónico del colaborador
- Elija su rol: Admin / Estándar / Lector
- Haga clic en "Enviar la invitación"
Qué sucede a continuación
- El colaborador recibe un correo de invitación
- Hace clic en el enlace y crea una cuenta (si aún no tiene una)
- Se une automáticamente al equipo con el rol asignado
- Aparece en la lista de miembros del equipo
💡 Si el colaborador ya tiene una cuenta NoviaMind, simplemente recibirá la notificación de invitación y se unirá al equipo sin necesidad de crear una nueva cuenta.
Información mostrada por miembro
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre | Nombre completo del miembro |
| Correo electrónico | Dirección de correo asociada a la cuenta |
| Rol | Admin / Estándar / Lector |
| Fecha de incorporación | Fecha en la que el miembro se unió al equipo |
| Invitado por | Nombre del admin que envió la invitación |
10.4 Modificar el Rol de un Miembro
- En Configuración → Equipo → Miembros, localice al miembro en cuestión
- Haga clic en el menú de acciones de ese miembro
- Seleccione "Modificar el rol"
- Elija el nuevo rol
- Confirme la modificación
⚠️ No puede modificar su propio rol. Otro administrador debe realizar esta operación. Siempre debe haber al menos un administrador en el equipo — la eliminación del último admin está bloqueada.
10.5 Eliminar a un Miembro
- En Configuración → Equipo → Miembros, localice al miembro
- Haga clic en el menú de acciones
- Seleccione "Eliminar del equipo"
- Confirme la eliminación
El miembro pierde inmediatamente el acceso al equipo. Sus datos históricos (llamadas, contactos creados) se conservan en NoviaMind.
⚠️ Si el equipo solo tenía un único administrador, la eliminación de este miembro será bloqueada para evitar un equipo sin gestor.
10.6 Abandonar un Equipo
Un miembro puede abandonar un equipo por sí mismo desde Configuración → Equipo → Abandonar el equipo.
- Si el usuario pertenece a otros equipos, cambia automáticamente al primero disponible
- Si es su único equipo, NoviaMind crea automáticamente un nuevo equipo personal para él
10.7 Crear y Gestionar Varios Equipos
NoviaMind permite que un mismo usuario gestione varios equipos (útil para redes de agencias o grupos multisede).
Crear un nuevo equipo
- Haga clic en el selector de equipo en la parte superior de la interfaz
- Seleccione "Crear un equipo"
- Rellene el nombre del equipo y, opcionalmente, la descripción y el nombre de la organización
- Confirme — será redirigido automáticamente al nuevo equipo como admin
Cambiar entre equipos
Haga clic en el selector de equipo → seleccione el equipo deseado. La interfaz se recarga con el contexto del nuevo equipo (agentes, llamadas, contactos, suscripción propios de ese equipo).
Información del equipo
Modifique desde Configuración → Equipo → Información del equipo:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre del equipo | Nombre visible del equipo |
| Nombre de la organización | Razón social de la agencia |
| Descripción | Descripción libre |
| Fecha de creación | Calculada desde la fecha de incorporación del creador |
10.8 Seguridad y Buenas Prácticas
Buenas prácticas recomendadas
| Práctica | Por qué |
|---|---|
| Asignar el rol Admin solo a los responsables | Limita el acceso a configuraciones sensibles (facturación, integraciones) |
| Usar el rol Lector para los observadores | Acceso de solo lectura sin riesgo de modificación |
| Eliminar inmediatamente a los miembros que dejan la agencia | Revocación instantánea del acceso a los datos |
| Mantener al menos 2 admins | Evita el bloqueo si el admin principal no está disponible |
| No compartir las credenciales | Cada colaborador debe tener su propia cuenta |
Auditoría de accesos
La lista de miembros siempre muestra quién invitó a cada colaborador (invited_by), lo que permite una trazabilidad completa de los accesos concedidos.