3. Agents Vocaux

Un agent vocal est votre assistant téléphonique intelligent. Il répond à vos appels entrants, qualifie vos leads et prend des rendez-vous — automatiquement, 24h/24 et 7j/7.

Ce guide vous explique comment créer, configurer et optimiser vos agents pour qu'ils reflètent parfaitement votre identité professionnelle et atteignent vos objectifs commerciaux.

3.1 Qu'est-ce qu'un Agent Vocal ?

Un agent vocal NoviaMind est une IA conversationnelle capable de :

• Décrocher et passer des appels téléphoniques en temps réel
• Comprendre les demandes de vos interlocuteurs grâce à la reconnaissance vocale
• Répondre de manière naturelle selon les instructions que vous lui avez définis
• Qualifier vos prospects en posant les bonnes questions
• Planifier des rendez-vous directement dans votre calendrier
• Transférer l'appel à un conseiller humain si la situation le nécessite
• Envoyer des SMS de résumé ou de confirmation après l'appel
• Rechercher des biens immobiliers dans votre base de données

💡 Exemple concret : Un agent vocal peut répondre à un appel entrant à 22h, demander le budget et la localisation recherchés par le prospect, réserver un créneau de visite dans votre agenda et envoyer une confirmation — sans aucune intervention humaine.

3.2 Accéder à la Gestion des Agents

1. Dans la barre de navigation latérale gauche, cliquez sur "Agents".
2. Vous arrivez sur la page "Mes Agents" qui affiche la liste de vos agents sous forme de cartes.
3. Un indicateur de quota vous montre le nombre d'agents utilisés par rapport à votre plan (ex. : 2/5 agents).

Actions disponibles

• Rechercher un agent par nom via la barre de recherche
• Rafraîchir la liste avec le bouton de rafraîchissement
• Créer un agent via le bouton "Créer un agent" en haut à droite

3.3 Créer un Nouvel Agent

La création d'un agent se fait via un assistant en 4 étapes :

Étape 1 — Typologie

Configurez le contexte de votre activité :

• Type d'organisation : Agent indépendant / Agence unique / Multi-agences
• Nom de l'agence : Le nom de votre structure
• Nom de l'assistant : Le prénom que votre agent utilisera lors des appels (ex. : "Sophie")
• Numéro de téléphone : Sélectionnez un numéro disponible parmi ceux de votre compte
• Adresses : L'adresse de votre ou vos agences
• Zones de service : Les territoires couverts par votre activité

Étape 2 — Identité

Définissez le périmètre d'action de l'agent :

• Activités de l'agence : Sélectionnez les types d'activités gérées (vente, location, gestion locative, etc.)
• Clients principaux : Définissez vos cibles (particuliers, investisseurs, entreprises, etc.)
• Origine des clients : Canaux d'acquisition habituels
• Expertise technique : Domaines de compétence spécifiques
• Politiques d'agence : Activez pour inclure vos règles métier spécifiques
• Type de calendrier : Interne (NoviaMind) ou externe (lien de réservation personnalisé)
• Lien de réservation : Sélectionnez le lien de réservation à associer
• Sélection de biens : Activez pour permettre à l'agent de proposer des biens à vos prospects
• Dossier de location : Activez si vous gérez des candidatures locatives, avec lien ou template dédié

Étape 3 — Personnalité

Configurez le comportement et la voix de l'agent :

• Style de l'assistant : Professionnel / Expert technique / Amical et accessible
• Longueur des réponses : Brève / Modérée / Détaillée
• Langue principale : La langue par défaut de l'agent
• Langues secondaires : Langues supplémentaires gérées par l'agent
• Voix : Sélectionnez une voix parmi les options disponibles (genre, option premium, écoute d'un extrait)
• Premier message personnalisé : Activez pour personnaliser le message d'accueil de l'agent

Étape 4 — Création

L'agent est généré automatiquement à partir de toutes les informations configurées. Patientez quelques instants pendant que le système :

1. Configure les outils de l'agent
2. Génère les instructions (prompt)
3. Déploie l'agent
4. Finalise la configuration

3.4 Les Outils de l'Agent

Chaque agent dispose d'un ensemble d'outils (fonctions) qu'il peut utiliser pendant une conversation :

💡 Les outils sont activés automatiquement lors de la création de l'agent en fonction de votre configuration. Vous pouvez les ajuster après la création.

3.5 Base de Connaissances Métier

La section "Base de connaissances" (accessible via Agents → Base de connaissances) vous permet de fournir du contexte métier à vos agents.

Fonctionnalités

• Créer un document : Ajoutez manuellement des informations (procédures, FAQ, descriptifs de biens, etc.)
• Importer un document : Chargez des fichiers existants
• Lier aux agents : Associez chaque document à un ou plusieurs agents
• Actions en masse : Sélectionnez plusieurs documents pour les lier ou délier de vos agents en un clic

💡 Plus votre base de connaissances est complète, plus votre agent sera pertinent et précis dans ses réponses.

3.6 Gestion des Biens Immobiliers

La section "Biens" (accessible via Agents → Biens) centralise l'ensemble de vos annonces immobilières.

Fonctionnalités

• Liste des biens avec recherche, pagination et tri
• Filtres : par type d'offre (vente / location / saisonnier), type de bien, niveau d'accès IA, source
• Sélection en masse : Sélectionnez un ou plusieurs biens pour les lier à vos agents
• Source d'intégration : Visualisez d'où provient chaque bien (HubSpot, Netty, Bitrix24, Apimo, ou création manuelle)

💡 Lorsqu'un prospect appelle et s'intéresse à un type de bien, l'agent peut interroger cette base pour proposer des résultats pertinents en temps réel.

3.7 Modifier un Agent

Pour modifier un agent existant :

1. Depuis la liste des agents, cliquez sur l'agent que vous souhaitez modifier.
2. Ajustez les paramètres souhaités.
3. Cliquez sur "Enregistrer" pour sauvegarder les modifications.

⚠️ Certains agents peuvent être marqués comme non modifiables (verrouillés). Contactez le support si vous avez besoin de les modifier.

3.8 Supprimer un Agent

1. Depuis la liste des agents, cliquez sur le menu d'actions de l'agent concerné.
2. Sélectionnez "Supprimer".
3. Confirmez la suppression dans la fenêtre de confirmation.

⚠️ Attention : La suppression d'un agent est irréversible. L'historique d'appels reste conservé, mais l'agent ne sera plus opérationnel.

❓ Besoin d'aide ?

Si votre agent ne se comporte pas comme prévu après la configuration :

• Consultez la Résolution de problèmes (FAQ).
• Contactez-nous via notre page de contact ou à l'adresse [email protected].