7. Calendrier & Prise de Rendez-vous
Le module Calendrier est le cœur opérationnel de NoviaMind. Il permet à l'agent IA de proposer et confirmer des créneaux de rendez-vous pendant une conversation téléphonique, sans aucune intervention humaine.
7.1 Vue d'ensemble du calendrier
Accédez au calendrier depuis le menu principal : "Calendrier".
L'interface propose des vues jour / semaine / mois (basculez via les boutons en haut à droite). Sur mobile, la vue jour est activée par défaut.
Les événements affichés proviennent de deux sources :
- Rendez-vous NoviaMind — créés par l'IA ou manuellement depuis le dashboard
- Événements de votre agenda externe — synchronisés depuis Google Calendar, Outlook ou Apple Calendar
Vous pouvez activer l'affichage des heures ouvrables uniquement pour une vue plus épurée.
7.2 Comment l'IA prend un rendez-vous de manière autonome
Lorsqu'un prospect appelle et exprime le souhait de visiter un bien ou de rencontrer un conseiller, l'agent vocal consulte vos disponibilités en temps réel et propose des créneaux libres. Une fois le créneau confirmé verbalement, l'événement est créé automatiquement dans le calendrier.
💡 L'IA ne propose jamais un créneau déjà occupé. Elle vérifie en temps réel vos disponibilités configurées et l'absence de conflit dans votre agenda synchronisé.
7.2b Assistant de Réservation (Configuration Guidée)
L'Assistant de Réservation est un guide étape par étape qui vous aide à configurer l'ensemble de votre système de planification en une seule fois. Accédez-y depuis Planification → Liens de RDV → « Configuration guidée ».
Étapes de l'assistant
| Étape | Ce que vous configurez |
|---|---|
| 1. Bienvenue | Présentation du processus de configuration |
| 2. Équipe | Invitez des membres et configurez les règles d'attribution (round robin, séquentiel, etc.) |
| 3. Types d'événements | Créez vos types de rendez-vous avec durée, tampon et limites |
| 4. Disponibilités | Définissez les heures de travail, pauses et indisponibilités pour chaque membre |
| 5. Synchronisation calendrier | Connectez Google Calendar, Outlook, Apple Calendar ou CalDAV |
| 6. Lien de réservation | Créez une page de réservation publique avec un slug personnalisé et des types d'événements |
| 7. Modèles SMS | Configurez les modèles de confirmation, rappel et SMS personnalisés |
| 8. Récapitulatif | Résumé de tous les éléments configurés — vérifiez et finalisez |
💡 Astuce : L'assistant est le moyen le plus rapide pour démarrer. Chaque étape peut aussi être configurée individuellement depuis les sous-pages de planification correspondantes.
7.3 Configuration des disponibilités
Accédez aux paramètres de disponibilité depuis Planification → Disponibilités.
Horaires de travail
Définissez vos jours et plages horaires actifs. Pour chaque jour de la semaine :
- Activez ou désactivez le jour
- Définissez les heures de début et de fin
Fuseau horaire
Sélectionnez votre fuseau horaire. Un avertissement s'affiche si votre fuseau horaire détecté ne correspond pas à celui configuré.
Périodes d'indisponibilité
Bloquez des périodes spécifiques (congés, formations, etc.) :
- Cliquez sur "Ajouter une période d'indisponibilité"
- Définissez la date de début et la date de fin
- Enregistrez — les créneaux de cette période ne seront plus proposés par l'IA
💡 Les périodes d'indisponibilité peuvent être planifiées jusqu'à 1 an à l'avance.
7.4 Types d'événements
Accédez aux types d'événements depuis Planification → Types d'événements.
Les types d'événements définissent les formats de rendez-vous que vos prospects peuvent réserver.
Créer un Type de RDV
| Champ | Description |
|---|---|
| Nom | Nom du type de rendez-vous (ex. : "Visite de bien", "Estimation gratuite") |
| Durée | Durée par défaut en minutes |
| Description | Description affichée au prospect |
| Actif | Activer ou désactiver ce Type de RDV |
| Délai minimum | Nombre d'heures minimum avant un rendez-vous |
| Maximum par jour | Nombre maximum de réservations par jour |
| Tampon avant/après | Temps de battement en minutes avant et après chaque rendez-vous |
| Confirmation requise | Si activé, le rendez-vous nécessite une confirmation manuelle |
| Durées alternatives | Proposer d'autres durées au prospect |
Types d'événements individuels vs équipe
- Individuel : Le rendez-vous est attribué à vous
- Équipe : Le rendez-vous est attribué selon les règles d'assignation de l'équipe (round robin, etc.)
7.5 Liens de réservation
Accédez aux liens de réservation depuis Planification → Liens de réservation.
Les liens de réservation sont des pages publiques que vous partagez avec vos prospects pour leur permettre de réserver un créneau en autonomie.
Créer un lien de réservation
- Cliquez sur "Créer un lien"
- Renseignez le titre et le slug (identifiant dans l'URL)
- Associez un ou plusieurs types d'événements
- Activez le lien
- Partagez l'URL publique générée
💡 Vous pouvez associer ce lien de réservation à un agent vocal lors de sa création, pour que l'IA redirige les prospects vers la bonne page de réservation.
7.6 Templates SMS
Accédez aux templates depuis Planification → Templates SMS.
Les templates SMS permettent de personnaliser les messages envoyés automatiquement lors de la prise de rendez-vous.
Types de templates
| Type | Utilisation |
|---|---|
| Confirmation | Envoyé après la réservation d'un rendez-vous |
| Rappel | Envoyé avant le rendez-vous (selon le délai configuré) |
| Sélection de biens | Envoyé avec une sélection de biens personnalisée |
| Dossier de location | Envoyé avec les informations de candidature locative |
| Réservation personnalisée | Template libre pour d'autres usages |
Variables dynamiques
Chaque template peut inclure des variables dynamiques (nom du prospect, date du RDV, adresse, etc.) qui sont remplacées automatiquement au moment de l'envoi.
Traductions
Ajoutez des traductions pour chaque template afin de communiquer avec vos prospects dans leur langue.
7.7 Équipe de planification
Accédez aux paramètres d'équipe depuis Planification → Équipe.
Si vous travaillez en équipe, configurez la répartition des rendez-vous :
- Round Robin : Les rendez-vous sont attribués à tour de rôle entre les membres
- Méthode séquentielle : Attribution dans un ordre défini
- Respect des fuseaux horaires : Chaque membre reçoit des rendez-vous compatibles avec son fuseau
- Choix du client : Permettez au prospect de choisir son interlocuteur
Inviter des membres
Invitez des collaborateurs dans votre équipe de planification en renseignant leur e-mail, nom, rôle et un message d'invitation optionnel.
7.8 Synchronisation avec un agenda externe
NoviaMind s'intègre avec les principales solutions de calendrier. La synchronisation permet d'éviter les conflits de créneaux.
Agendas supportés
| Agenda | Authentification |
|---|---|
| Google Calendar | OAuth 2.0 (compte Google) |
| Microsoft Outlook | Authentification Microsoft |
| Apple Calendar | Mot de passe d'app dédié |
| CalDAV (générique) | URL + identifiants |
Connecter un agenda
Depuis Intégrations dans le menu principal, sélectionnez l'agenda souhaité et suivez le flux de connexion (OAuth ou identifiants).
Statut de la synchronisation
| Indicateur | Signification |
|---|---|
| 🟢 Synchronisé | Dernière synchronisation réussie |
| 🔴 Erreur | Problème de connexion — reconnectez votre calendrier |
Résumé
| Fonctionnalité | Disponible |
|---|---|
| Prise de RDV autonome par l'IA | ✅ |
| Configuration des disponibilités | ✅ |
| Périodes d'indisponibilité | ✅ |
| Types d'événements personnalisés | ✅ |
| Liens de réservation publics | ✅ |
| Templates SMS multilingues | ✅ |
| Synchronisation Google Calendar | ✅ |
| Synchronisation Outlook / Office 365 | ✅ |
| Synchronisation Apple Calendar | ✅ |
| Round Robin pour équipes | ✅ |