L'agent vocal IA qui répond à vos clients, même en période fiscale
« Avez-vous reçu ma facture ? », « Où en est ma TVA ? », « Il me manque une pièce ? » : vos clients appellent toute la journée, et vos collaborateurs décrochent au lieu de produire. NoviaMind identifie l'appelant et son collaborateur référent, prend le rendez-vous à la bonne durée, enregistre la demande et transmet, sans jamais communiquer un chiffre ni l'état d'un dossier.
24/7
même en semaine de TVA
0
appel en attente
33
langues parlées
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Un cabinet injoignable,
c'est un collaborateur qui ne produit pas
Les mêmes questions, posées par téléphone, aux mêmes moments : quand la liasse est en cours et que personne n'a le temps de décrocher.
« Où en est ma TVA ? » vingt fois par jour
Facture reçue ou non, liasse déposée ou non, pièce manquante : la même question, posée à l'accueil, transférée au collaborateur, qui s'interrompt pour répéter ce qu'il a déjà écrit par email.
Les pics d'appels tombent sur vos échéances
Semaine de TVA, liasses, bilans, déclarations sociales, échéances de mai et de décembre : le téléphone sature exactement quand le cabinet a le moins de temps pour y répondre.
Des rendez-vous qui prennent trois appels à fixer
Rendez-vous de bilan, création d'entreprise, point trimestriel : trouver le créneau du bon collaborateur, à la bonne durée, mobilise votre accueil pendant que la ligne sonne à côté.
Les prospects signent avec le premier cabinet qui décroche
Création d'entreprise, reprise, changement d'expert-comptable : le dirigeant appelle trois cabinets à midi ou à 19 h. Celui qui répond obtient le premier rendez-vous.
Ce que l'agent prend en charge,
et ce qu'il ne dira jamais
La confidentialité de vos dossiers n'est pas négociable. L'agent applique vos règles à chaque appel et ne communique jamais un chiffre ni l'état d'un dossier.
Il gère seul
- Identifie l'appelant : client, prospect, partenaire, administration, et retrouve le collaborateur référent du client
- Qualifie le motif : rendez-vous, question sur un dossier, pièce à transmettre, projet de création, de reprise ou de changement de cabinet
- Prend le rendez-vous avec le bon collaborateur, à la bonne durée : rendez-vous de bilan, création, point trimestriel, rendez-vous téléphonique
- Enregistre les demandes de documents et les réponses à vos relances de pièces manquantes, avec le nom de la société
- Renseigne l'essentiel validé par vous : horaires, adresse, modalités de dépôt de pièces, accès au portail client
- Qualifie le prospect : forme juridique, activité, besoins, et lui réserve un premier rendez-vous
Il transfère sans attendre
- Banque, URSSAF, administration ou partenaire qui appelle pour un dossier en cours
- Client en situation urgente selon vos consignes : contrôle fiscal, mise en demeure, échéance du jour
- Appelant qui demande expressément son expert-comptable ou son collaborateur aux heures d'ouverture
- Toute demande hors périmètre, avec le résumé de l'échange déjà rédigé
Il ne fait jamais
- Communiquer l'état ou le contenu d'un dossier, ni aucun chiffre, quelle que soit la demande
- Donner un avis fiscal, social ou juridique, même général
- S'engager sur une échéance ou sur des honoraires, sauf si vous avez choisi de communiquer vos offres
- Se faire passer pour un humain : l'appelant sait qu'il parle à l'assistant du cabinet
Mardi 19 mai, 9 h 10, semaine de TVA
Assistant du cabinet
Appel entrant · Client du cabinet
Cabinet Ferrand Expertise, bonjour. Je suis l'assistant IA du cabinet, que puis-je faire pour vous ?
Bonjour, Monsieur Lefèvre, de la SARL Lefèvre Menuiserie. Je voulais savoir si ma TVA d'avril est bien déposée.
Bonjour Monsieur Lefèvre. Je ne peux pas communiquer l'état d'un dossier par téléphone, mais je transmets votre demande à votre collaborateur référent. Je note bien : SARL Lefèvre Menuiserie, déclaration de TVA d'avril ?
C'est ça. J'aimerais qu'on m'appelle pour me le confirmer.
Bien sûr. Votre collaborateur peut vous rappeler aujourd'hui à 11 h 30 ou à 14 h. Quel créneau vous convient ? Vous recevrez une confirmation par SMS.
Vos clients ont une réponse.
Vos collaborateurs ont le temps de produire.
Un agent vocal IA pour expert-comptable, c'est un assistant téléphonique qui décroche chaque appel du cabinet, identifie l'appelant et son collaborateur référent, prend le rendez-vous, enregistre la demande et transmet, sans jamais communiquer un chiffre. NoviaMind est configuré avec vos collaborateurs, vos types de rendez-vous et vos règles.
Décroche à chaque appel, même le 19 mai
Plusieurs appels en même temps, à midi, le soir ou en pleine semaine de TVA : tous ont une réponse. Plus de répondeur, plus de ligne occupée.
Oriente vers le collaborateur référent
Expert-comptable, chef de mission, collaborateur comptable, pôle social, pôle juridique : l'agent sait qui suit quel client et adresse chaque demande à la bonne personne.
Prend le rendez-vous à la bonne durée
Rendez-vous de bilan, création, point trimestriel, rendez-vous téléphonique : chaque type a sa durée et son collaborateur. L'agent réserve dans le bon agenda et confirme par SMS.
Protège la confidentialité des dossiers
Aucun chiffre, aucun état de dossier communiqué par téléphone, jamais. L'agent enregistre la demande avec le nom de la société et laisse le collaborateur rappeler.
Absorbe la chasse aux pièces manquantes
Un client rappelle pour dire qu'il a déposé sa pièce ou pour demander laquelle il lui manque : l'agent enregistre la réponse, rappelle les modalités de dépôt et le lien du portail client, puis transmet.
Qualifie les prospects et réserve le premier rendez-vous
Forme juridique, activité, chiffre d'affaires approximatif si vous le souhaitez, besoins : le dirigeant qui compare trois cabinets repart avec un rendez-vous chez vous.
En ligne en quelques minutes
Pas de nouveau numéro, pas de matériel, rien à installer. Trois étapes avec notre équipe.
- 1
Vous décrivez votre cabinet
Collaborateurs et leurs portefeuilles clients, types de rendez-vous et durées, horaires, modalités de dépôt de pièces, consignes de transfert, ce que l'agent peut dire et ne pas dire. Vos clients et leurs référents vivent dans une feuille Google Sheets que l'agent lit en direct et que vous mettez à jour vous-même.
- 2
Nous connectons vos agendas
Google Calendar, Outlook ou iCloud : un agenda par collaborateur ou un lien d'équipe en attribution tour par tour. Les résumés d'appel arrivent par email, export ou webhook. Vos collaborateurs ne changent pas d'outil.
- 3
Vous activez le renvoi d'appel
Hors horaires d'abord, puis en débordement pendant les échéances, puis sur tout le flux si vous le souhaitez. Vous écoutez, vous ajustez, vous élargissez.
Trois façons de répondre,
une seule qui décroche toujours
Accueil interne, permanence téléphonique externalisée ou agent vocal IA : ce qui change pour un cabinet d'expertise comptable, critère par critère.
Faites défiler pour voir toutes les colonnes
| Critère | Agent vocal IA NoviaMind | Accueil interne | Permanence téléphonique externalisée |
|---|---|---|---|
| Disponibilité (échéances, midi, soir) | 24h/24, 7j/7, même en période fiscale | Horaires du cabinet, accueil débordé aux échéances | Plages contractuelles |
| Appels simultanés | Tous décrochés, une trentaine en parallèle | Un par poste | Limités à l'équipe mutualisée |
| Orientation vers le bon collaborateur | Configurée : chaque client a son référent | Oui | Message générique à redispatcher |
| Rendez-vous à la bonne durée, dans le bon agenda | Oui, avec confirmation SMS | Oui, après recherche du créneau | Selon le prestataire |
| Confidentialité des dossiers | Règle stricte : jamais de chiffre ni d'état de dossier | Selon la personne et la charge | Selon le script |
| Qualification des prospects | Forme juridique, activité, besoins, premier rendez-vous réservé | Selon la disponibilité du moment | Prise de coordonnées |
| Coût | Dès 39 € par mois en annuel, 49 € sans engagement | Salaire chargé d'un poste d'accueil | Abonnement et facturation à l'appel |
Comparatif indicatif fondé sur les caractéristiques habituelles de chaque solution. Les coûts d'un accueil interne ou d'une permanence externalisée dépendent de votre organisation et de vos contrats.
Conçu pour un cabinet
tenu au secret professionnel
Un agent qui ne communique jamais un chiffre ni l'état d'un dossier, des données stockées en France, et un cabinet qui garde la main sur tout.
Le secret professionnel, appliqué à chaque appel
Secret professionnel (ordonnance de 1945, art. 21 ; Code pénal, art. 226-13) : aucun chiffre, aucun état de dossier, aucun avis fiscal ou social. L'agent ne connaît que ce que vous lui confiez.
Vos données sont stockées en France
Serveurs et base de données à Paris, chiffrement TLS en transit et AES-256 au repos, cloisonnement strict entre cabinets. Rien n'est vendu ni loué à des tiers.
Vos appels n'entraînent aucune IA tierce
Nos fournisseurs d'IA sont configurés sans conservation audio et sans entraînement sur vos appels. Seuls nos propres modèles s'améliorent à partir de vos échanges, et vous pouvez choisir en option l'anonymisation ou la pseudonymisation de ces données.
Transparent avec l'appelant, et le cabinet décide
L'appelant sait dès la première seconde qu'il parle à l'assistant IA du cabinet (AI Act, art. 50). Aucune décision automatisée (RGPD, art. 22) : répondre sur un dossier ou accepter une mission reste le choix du cabinet.
NoviaMind agit en qualité de sous-traitant : votre cabinet reste responsable de traitement. Le DPA, annexé à nos conditions générales, liste nos sous-traitants et détaille chacun de ces engagements.
Ils parlent de nous
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RGPD, AI Act et confidentialité
Base de données hébergée en France, appelant informé qu'il parle à une IA, aucun chiffre ni état de dossier communiqué.
Sans engagement
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Vos collaborateurs restent à un transfert près, à chaque appel.
Des collaborateurs qui produisent
Moins d'interruptions, des rendez-vous déjà calés, des demandes de pièces déjà enregistrées, des prospects déjà qualifiés.
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