L'agent vocal IA qui décroche pendant vos soins
Remplissage, épilation, soin visage, manucure : NoviaMind répond à chaque cliente pendant que vous avez les mains prises, propose un créneau avec la bonne praticienne et la bonne durée, réserve dans votre agenda et confirme par SMS. Le samedi, le soir, en plein soin.
24/7
soirs et samedis
0
appel manqué en cabine
33
langues parlées
7 jours
d'essai gratuit
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7 jours d'essai gratuit. Sans engagement. Vous gardez votre numéro.
Le téléphone sonne,
et vous avez les mains dans le gel
Une cliente sur la table, les gants enfilés, la lampe allumée. Le téléphone sonne. Encore. Vous ne pouvez pas décrocher, et la cliente au bout du fil ne rappellera pas.
Les mains prises, impossible de décrocher
Pose de gel, épilation, soin visage : vos mains sont occupées pendant 45 minutes à 1 h 30. L'appel part sur messagerie. La cliente, elle, appelle l'institut d'à côté.
Une annulation de dernière minute sur un créneau d'1 h 30
Un remplissage annulé le matin même, c'est un trou dans la journée que personne ne remplit. La liste d'attente existe, dans votre tête ou sur un carnet, mais personne n'a le temps de l'appeler.
Les mêmes questions, dix fois par jour
Combien de temps dure une pose gel ? Le prix d'un remplissage ? Faut-il venir démaquillée ? Y a-t-il un parking ? Des réponses que vous connaissez par cœur et que vous répétez entre deux clientes.
Seule en cabine, sans accueil, et des pics le samedi
Prothésiste ongulaire à votre compte, esthéticienne en solo : personne à l'accueil. Et les appels tombent tous en même temps, le samedi matin et après 18 h, quand vous êtes justement en plein soin.
Ce que l'agent prend en charge,
et ce qu'il vous laisse
Pas de boîte noire. Vous fixez les prestations, les durées et les consignes, l'agent les applique à chaque appel, sans jamais donner un avis sur la peau ou les ongles.
Il gère seul
- Identifie la prestation demandée (pose gel, remplissage, épilation, soin visage, manucure, massage…) et la praticienne souhaitée
- Propose un créneau réellement libre avec la bonne durée, le réserve dans votre agenda et envoie la confirmation par SMS
- Répond aux questions validées : durée d'une prestation, tarif si vous choisissez de le communiquer, consignes avant le soin, contre-indications à signaler (la praticienne tranche), adresse, parking, horaires
- Enregistre les annulations dans votre feuille Google Sheets et inscrit les clientes en liste d'attente pour remplir les créneaux libérés
- Envoie par SMS votre lien de réservation Planity à la cliente qui préfère réserver en ligne
- Envoie le rappel de rendez-vous par SMS pour limiter les oublis, et vous transmet un résumé écrit de chaque appel
Il transfère sans attendre
- Cliente qui demande à vous parler ou à parler à une praticienne pendant vos horaires
- Réclamation ou cliente mécontente après une prestation : la main est passée à un humain
- Question sur une réaction cutanée, une allergie ou un ongle abîmé : il ne répond pas, il transfère ou enregistre un rappel
- Toute demande hors périmètre, avec le résumé de l'échange déjà rédigé
Il ne fait jamais
- Donner un avis médical ou dermatologique, ni promettre un résultat
- Annoncer un tarif que vous n'avez pas validé, ni négocier
- Réserver en dehors des prestations et des durées que vous avez configurées
- Se faire passer pour un humain : l'appelante sait qu'elle parle à un assistant IA
Jeudi, 15 h 05, vous êtes en pleine pose de gel
Assistant de l'institut
Appel entrant · Cliente habituée
Institut Aloé, bonjour. Je suis l'assistant IA de l'institut, que puis-je faire pour vous ?
Bonjour, j'aurais besoin d'un remplissage gel cette semaine, si possible. J'ai un mariage samedi après-midi.
Bien sûr. Vous avez une praticienne préférée pour votre remplissage, ou la première disponible vous convient ?
Camille, d'habitude. Elle connaît mes ongles.
Avec Camille, je peux vous proposer vendredi à 11 h ou samedi à 9 h, le remplissage dure une heure. Petit rappel de l'institut : inutile de retirer votre gel, la praticienne s'en charge. Je vous réserve lequel et vous envoie la confirmation par SMS ?
Vos clientes ont une réponse.
Vous gardez les mains libres.
Un agent vocal IA pour institut de beauté, c'est un assistant téléphonique qui décroche chaque appel, identifie la prestation et la praticienne souhaitée, propose un créneau à la bonne durée, réserve dans votre agenda, confirme par SMS et transfère quand il le faut. NoviaMind est configuré pour votre institut, avec vos prestations, vos praticiennes et vos consignes.
Décroche à la première sonnerie, même en cabine
Trois appels pendant une épilation ? Trois réponses. Plus de messagerie à écouter entre deux clientes, plus d'appel perdu au profit de l'institut voisin.
Prend le bon rendez-vous, avec la bonne praticienne
Pose gel, remplissage, épilation, soin visage, manucure, massage : chaque prestation a sa durée et son lieu, chaque praticienne son agenda. L'agent réserve dans Google Calendar, Outlook ou iCloud, sans chevauchement.
Confirme et rappelle par SMS
La cliente reçoit la confirmation puis le rappel de son rendez-vous, avec vos consignes avant le soin si vous les avez définies : venir sans vernis, démaquillée, sans exposition au soleil la veille. Et si elle préfère réserver en ligne, l'agent lui envoie par SMS votre lien de réservation Planity.
Note les annulations, remplit les créneaux
Une cliente annule ? L'agent l'enregistre dans votre feuille Google Sheets et libère le créneau, qu'il propose à la prochaine cliente qui appelle pour ce jour-là. Celles qui voulaient plus tôt sont inscrites en liste d'attente, prêtes à être rappelées.
Passe la main à un humain, tout de suite
Cliente qui vous demande, réclamation, question sur une réaction cutanée : transfert immédiat pendant vos horaires, avec tout le contexte déjà noté.
Répond en 33 langues
Touristes, expatriées, clientes de passage : chacune est comprise, dans sa langue, et repart avec un rendez-vous.
En ligne en quelques minutes
Pas de nouveau numéro. Pas de matériel. Pas de projet informatique. Trois étapes, et l'agent décroche.
- 1
Vous nous confiez vos prestations et vos consignes
Vos praticiennes et leurs agendas, vos prestations et leurs durées, vos horaires, les consignes avant le soin, les contre-indications à signaler (la praticienne tranche), les tarifs si vous choisissez de les communiquer. Des informations que vous avez déjà.
- 2
Nous branchons vos outils
Agendas Google Calendar, Outlook ou iCloud, avec un lien de rendez-vous multi-prestations (épilation, soin visage, pose gel, remplissage, manucure, massage…), chacune avec sa durée et son lieu, un lien par praticienne ou un lien d'équipe en attribution tour par tour. Vos prestations, tarifs, contre-indications et horaires dans une feuille Google Sheets que l'agent lit en direct et met à jour pour les annulations et la liste d'attente. Votre lien de réservation Planity, envoyé par SMS aux clientes qui préfèrent réserver en ligne. Résumés par email, export ou webhook.
- 3
Vous activez le renvoi d'appel
Pendant les soins, hors horaires ou sur tout le flux : à vous de choisir. Écoutez les premiers appels, ajustez vos consignes, élargissez.
Planity prend les réservations en ligne,
qui répond aux clientes qui appellent ?
Planity seul, votre messagerie ou un agent vocal IA : ce qui change vraiment pour un institut de beauté quand le téléphone sonne pendant un soin, critère par critère. L'agent complète Planity, il ne le remplace pas.
Faites défiler pour voir toutes les colonnes
| Critère | Agent vocal IA NoviaMind | Planity seul | Vous et votre messagerie |
|---|---|---|---|
| La cliente qui appelle pendant un soin | Décroche à la première sonnerie, 24h/24, 7j/7 | Ne répond pas au téléphone : la cliente doit aller en ligne | Messagerie, et un rappel plus tard si vous avez le temps |
| Prise de rendez-vous par téléphone | Oui : bonne prestation, bonne durée, bonne praticienne, dans votre agenda. Ou envoi par SMS de votre lien Planity si la cliente préfère réserver en ligne | Non, réservation en ligne uniquement | Entre deux clientes, carnet à la main |
| Questions : durée, tarif si communiqué, contre-indications, produit | Répond à partir de vos consignes validées, transfère sinon | La cliente cherche sur votre fiche, si l'information y figure | Vous répétez les mêmes réponses dix fois par jour |
| Annulations et liste d'attente | Notées dans votre feuille Google Sheets, créneau libéré aussitôt reproposé | La cliente annule en ligne, à vous de remplir le créneau | Un message à réécouter, un créneau vide |
| Rappel SMS avant le rendez-vous | Automatique, avec vos consignes avant le soin | Selon votre abonnement | Manuel, si vous y pensez |
| Clientes sans smartphone ou pressées | Un appel, un rendez-vous, une confirmation par SMS | Doivent passer par la réservation en ligne | Rappellent, ou appellent l'institut d'à côté |
| Coût | Dès 39 € par mois en annuel, 49 € sans engagement | Selon votre abonnement Planity | Votre temps entre deux soins, et les appels perdus |
Comparatif indicatif. NoviaMind ne remplace pas Planity : la plateforme prend les réservations des clientes qui vont en ligne, l'agent répond à celles qui appellent et leur envoie votre lien Planity par SMS si elles préfèrent réserver en ligne. Les fonctionnalités et le coût de Planity dépendent de votre abonnement.
Ils parlent de nous
Découvrez les articles de presse qui mentionnent NoviaMind
Un prix clair,dès le premier mois
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Tout l'essentiel pour bien démarrer
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100 min / mois (~65 appels)
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280 min / mois (~185 appels)
Forfait Starter avec en plus :
Pour un institut avec plusieurs praticiennes
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600 min / mois (~400 appels)
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Opérationnel en quelques minutes
Un renvoi d'appel et vos prestations. Pas de matériel, pas de changement de numéro.
RGPD et AI Act, sans compromis
Base de données hébergée en France, appelante informée qu'elle parle à une IA, enregistrements audio supprimés au plus tard après 6 mois.
Sans engagement
Abonnement mensuel, résiliable en un clic depuis votre espace.
Un humain, toujours
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Moins d'appels perdus, moins de créneaux vides après une annulation, et des soins qu'on n'interrompt plus pour décrocher.
Vous êtes plutôt…
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