L'agent vocal IA qui répond aux clients de votre étude
Successions, ventes, compromis : vos clients appellent pour savoir où en est leur dossier, et vos collaborateurs décrochent au lieu de rédiger. NoviaMind identifie l'appelant, prend le rendez-vous avec le bon collaborateur, enregistre la demande et transmet, sans jamais divulguer un dossier. Pour un nouveau dossier, il envoie au client le bon lien de dépôt : le client remplit ses informations, joint ses pièces, et vous recevez le tout par email.
24/7
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0
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33
langues parlées
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7 jours d'essai gratuit. Sans engagement. Sans changer de numéro.
Une étude injoignable,
c'est un dossier qui va ailleurs
Clients et agents immobiliers choisissent leur notaire sur un critère de plus en plus simple : celui qui répond.
« Où en est mon dossier ? » vingt fois par jour
Succession, vente, compromis : la même question, posée au standard, transférée au clerc, qui s'interrompt pour répéter ce qu'il a déjà écrit par email la veille.
Fermée à 18 h, quand vos clients sont enfin libres
Ils appellent entre deux réunions, le soir, le samedi matin. Ils tombent sur un répondeur, rappellent le lendemain et retombent sur une ligne occupée.
Des rendez-vous qui prennent trois appels à fixer
Signature, consultation, rendez-vous de succession : trouver le créneau du bon collaborateur, à la bonne durée, mobilise votre accueil pendant que la salle d'attente se remplit.
Les agents immobiliers vont au plus réactif
Pour une vente, l'agent immobilier oriente vers l'étude qui décroche et cale la signature vite. Chaque appel manqué est un dossier qui part chez un confrère.
Ce que l'agent prend en charge,
et ce qu'il ne dira jamais
Le secret professionnel n'est pas négociable. L'agent applique vos règles à chaque appel et ne communique jamais le contenu d'un dossier.
Il gère seul
- Identifie l'appelant : client, agent immobilier, banque, confrère, administration
- Qualifie le motif : rendez-vous, suivi de dossier, pièce à transmettre, question pratique
- Prend le rendez-vous avec le bon collaborateur, à la bonne durée : première consultation, dépôt de dossier, succession
- Enregistre une demande de suivi avec la référence du dossier et les coordonnées, pour rappel par le clerc
- Renseigne l'essentiel : horaires, adresse, pièces à apporter, modalités de prise de rendez-vous
- Envoie un résumé écrit de chaque appel au collaborateur concerné
- Envoie par SMS le bon lien de dépôt de dossier selon le motif : vente, achat, succession, donation, PACS ou mariage
Il transfère sans attendre
- Confrère, banque ou agent immobilier qui appelle pour une signature en cours
- Client en situation urgente selon vos consignes : décès, délai de rétractation, financement
- Appelant qui demande expressément son notaire ou son clerc aux heures d'ouverture
- Toute demande hors périmètre, avec le résumé de l'échange déjà rédigé
Il ne fait jamais
- Communiquer l'état ou le contenu d'un dossier par téléphone
- Donner un avis juridique ou fiscal, même général
- S'engager sur une date de signature ou un montant d'émoluments
- Se faire passer pour un humain : l'appelant sait qu'il parle à l'assistant de l'étude
Jeudi, 18 h 05, l'étude vient de fermer
Assistant de l'étude
Appel entrant · Cliente de l'étude
Étude Vasseur, bonsoir. Je suis l'assistant IA de l'étude, que puis-je faire pour vous ?
Bonjour, c'est Madame Roux. Je voulais savoir si la signature de notre vente est toujours prévue le 3.
Bonjour Madame Roux. Je ne peux pas communiquer l'état d'un dossier par téléphone, mais je transmets votre demande au clerc en charge. Avez-vous la référence du dossier ou l'adresse du bien ?
C'est l'appartement rue des Lices, dossier VE-2417.
Merci. Je note votre demande sur le dossier VE-2417. Le clerc peut vous rappeler demain à 9 h 30 ou à 11 h. Quel créneau vous convient ? Vous recevrez une confirmation par SMS.
Vos clients ont une réponse.
Vos clercs ont le temps de rédiger.
Un agent vocal IA pour notaire, c'est un assistant téléphonique qui décroche chaque appel de l'étude, identifie l'appelant, prend le rendez-vous avec le bon collaborateur, enregistre la demande et transmet, sans jamais divulguer un dossier. NoviaMind est configuré avec vos collaborateurs, vos types de rendez-vous et vos règles.
Décroche à chaque appel, même à 18 h 05
Plusieurs appels en même temps, un samedi matin ou pendant une signature : tous ont une réponse. Plus de répondeur.
Oriente vers le bon collaborateur
Notaire, clerc, assistante, service succession ou immobilier : l'agent sait qui suit quoi et adresse chaque demande à la bonne personne.
Prend le rendez-vous à la bonne durée
Première consultation, dépôt de dossier, rendez-vous de succession : chaque type a sa durée et son collaborateur. L'agent réserve dans le bon agenda et confirme par SMS.
Protège le secret professionnel
Aucun contenu de dossier communiqué par téléphone. L'agent enregistre la demande, note la référence et laisse le clerc rappeler.
Envoie le bon lien de dépôt de dossier
Vente, succession, donation : l'agent envoie au client le lien qui correspond à son dossier. Le client remplit ses informations, joint ses pièces, et vous recevez un email avec le dossier prêt à traiter.
Répond en 33 langues
Acquéreurs étrangers, successions internationales : chaque appelant est compris et orienté dans sa langue.
Le dossier se prépare
avant le premier rendez-vous
Pendant l'appel, l'agent envoie au client le lien de dépôt qui correspond à son dossier. Le client remplit ses informations et joint ses pièces, et votre étude reçoit tout par email. Le premier rendez-vous commence avec un dossier déjà constitué.
Pièces à réunir : Vente immobilière
6 pièces- Titre de propriété (ou attestation si introuvable)
- Diagnostics (amiante, termites, loi Carrez, etc.) — coordonnées diagnostiqueur disponibles sur demande
- Avis d'imposition taxe foncière
- Cartes d'identité / profession / adresse / situation conjugale
- Documents syndic + coordonnées du syndic (si copropriété)
- Coordonnées agence immobilière (si applicable)
- 1
L'IA envoie le bon lien de dépôt de dossier
Vente, achat, succession, donation, PACS ou mariage : la page lui indique exactement les pièces à réunir, et pourquoi.
- 2
Le client remplit ses informations et envoie ses pièces
Nom, email, téléphone, commentaire et documents, depuis son téléphone ou son ordinateur. Il peut compléter plus tard ce qui lui manque.
- 3
Le notaire reçoit un email et prend le relais
Coordonnées, type de dossier et pièces jointes arrivent dans un seul email. Le notaire ou le clerc reprend contact avec un dossier déjà qualifié.
- Une page de dépôt à votre nom, avec une entrée par type de dossier et vos pièces obligatoires.
En ligne en quelques minutes
Pas de nouveau numéro, pas de matériel, rien à installer. Trois étapes avec notre équipe.
- 1
Vous décrivez votre étude
Collaborateurs et leurs domaines, types de rendez-vous et durées, types de dossiers et pièces obligatoires, horaires, consignes de transfert, ce que l'agent peut dire et ne pas dire.
- 2
Nous connectons vos agendas
Agendas Google, Outlook ou iCloud de chaque collaborateur, et l'adresse email qui reçoit les dossiers déposés et les résumés d'appel. Vos clercs ne changent pas d'outil.
- 3
Vous activez le renvoi d'appel
Hors horaires d'abord, puis en débordement, puis sur tout le flux si vous le souhaitez. Vous écoutez, vous ajustez, vous élargissez.
Trois façons de répondre,
une seule qui décroche toujours
Accueil interne, permanence téléphonique externalisée ou agent vocal IA : ce qui change pour une étude notariale, critère par critère.
Faites défiler pour voir toutes les colonnes
| Critère | Agent vocal IA NoviaMind | Accueil interne | Permanence téléphonique externalisée |
|---|---|---|---|
| Disponibilité | 24h/24, 7j/7 | Horaires de l'étude | Plages contractuelles |
| Appels simultanés | Tous décrochés, une trentaine en parallèle | Un par poste | Limités à l'équipe mutualisée |
| Orientation vers le bon collaborateur | Configurée : qui suit quoi | Oui | Message générique à redispatcher |
| Rendez-vous dans le bon agenda, à la bonne durée | Oui, avec confirmation SMS | Oui, après recherche du créneau | Selon le prestataire |
| Constitution du dossier avant le rendez-vous | Lien de dépôt envoyé pendant l'appel, dossier reçu par email | Liste envoyée par email, relances manuelles | Non |
| Secret professionnel | Règle stricte : jamais de contenu de dossier | Selon la personne | Selon le script |
| Langues | 33 langues | Celles de l'équipe | Français, parfois anglais |
| Coût | Dès 39 € par mois en annuel, 49 € sans engagement | Salaire chargé d'un poste d'accueil | Abonnement et facturation à l'appel |
Comparatif indicatif fondé sur les caractéristiques habituelles de chaque solution. Les coûts d'un accueil interne ou d'une permanence externalisée dépendent de votre organisation et de vos contrats.
Conçu pour une étude
tenue au secret professionnel
Un agent qui ne divulgue jamais un dossier, des données stockées en France, et une étude qui garde la main sur tout.
Le secret professionnel, appliqué à chaque appel
Secret général et absolu (Code de déontologie des notaires ; Code pénal, art. 226-13) : aucun contenu de dossier, aucun avis juridique ou fiscal, aucun engagement sur une date de signature. L'agent ne connaît que ce que vous lui confiez.
Vos données sont stockées en France
Serveurs et base de données à Paris, chiffrement TLS en transit et AES-256 au repos, cloisonnement strict entre études. Rien n'est vendu ni loué à des tiers.
Vos appels n'entraînent aucune IA tierce
Nos fournisseurs d'IA sont configurés sans conservation audio et sans entraînement sur vos appels. Seuls nos propres modèles s'améliorent à partir de vos échanges, et vous pouvez choisir en option l'anonymisation ou la pseudonymisation de ces données.
Transparent avec l'appelant, et l'étude décide
L'appelant sait dès la première seconde qu'il parle à l'assistant IA de l'étude (AI Act, art. 50). Aucune décision automatisée (RGPD, art. 22) : confirmer une signature reste le choix du notaire ou du clerc.
NoviaMind agit en qualité de sous-traitant : votre étude reste responsable de traitement. Le DPA, annexé à nos conditions générales, liste nos sous-traitants et détaille chacun de ces engagements.
Ils parlent de nous
Découvrez les articles de presse qui mentionnent NoviaMind
Un prix clair,dès le premier mois
Choisissez votre plan, testez-le 7 jours gratuitement, résiliez quand vous voulez.
Tout l'essentiel pour bien démarrer
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100 min / mois (~65 appels)
Fonctionnalités incluses :
Pour un volume d'appels plus soutenu
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Pour une étude de plusieurs collaborateurs
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600 min / mois (~400 appels)
Forfait Découverte avec en plus :
Pour un office multi-sites
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1400 min / mois (~930 appels)
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7 jours gratuits, sur vos vrais appels
Activez l'agent hors horaires pendant une semaine et lisez les résumés le lendemain matin.
Opérationnel en quelques minutes
Un renvoi d'appel et vos consignes. Pas de matériel, pas de changement de numéro.
RGPD, AI Act et secret professionnel
Base de données hébergée en France, appelant informé qu'il parle à une IA, aucun contenu de dossier communiqué.
Sans engagement
Abonnement mensuel, résiliable en un clic depuis votre espace.
Un humain, toujours
Vos collaborateurs restent à un transfert près, à chaque appel.
Des clercs qui rédigent
Moins d'interruptions, des rendez-vous déjà calés, des demandes de suivi déjà qualifiées.
Vous êtes plutôt…
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