10. Gestion des Membres & Équipes
NoviaMind est conçu pour la collaboration. Vous pouvez inviter des collaborateurs (agents immobiliers, assistants, managers) dans votre équipe et leur attribuer un rôle qui détermine précisément ce qu'ils peuvent voir et faire.
Accédez à la gestion des membres depuis Paramètres → Équipe.
⚠️ Seul un administrateur peut inviter des membres, modifier les rôles et gérer la configuration de l'équipe.
10.1 Comprendre les Équipes
Dans NoviaMind, une Équipe (Team) est l'unité organisationnelle principale. Elle regroupe :
- Les membres (utilisateurs avec des rôles)
- Les agents vocaux configurés
- L'abonnement et le quota de minutes
- Les intégrations CRM et calendrier
- L'historique des appels et contacts
Chaque utilisateur peut appartenir à plusieurs équipes et basculer entre elles via le sélecteur d'équipe en haut de l'interface.
10.2 Les Rôles et leurs Permissions
NoviaMind définit trois rôles distincts, conçus pour couvrir les structures habituelles des agences immobilières :
| Rôle | Niveau d'accès | Profil type |
|---|---|---|
| Admin | Accès complet | Directeur d'agence, responsable IT |
| Standard | Lecture + écriture | Agent immobilier, assistant |
| Lecteur | Lecture seule | Manager externe, contrôleur qualité |
Tableau détaillé des permissions
| Fonctionnalité | Admin | Standard | Lecteur |
|---|---|---|---|
| Tableau de bord | ✅ | ✅ | ✅ |
| Historique des appels | ✅ | ✅ | ✅ |
| Transcriptions & résumés IA | ✅ | ✅ | ✅ |
| Contacts & CRM | ✅ Lire + modifier | ✅ Lire + modifier | 👁 Lecture seule |
| Calendrier | ✅ Lire + modifier | ✅ Lire + modifier | 👁 Lecture seule |
| Agents vocaux | ✅ Créer / modifier | ✅ Modifier | 👁 Lecture seule |
| Statistiques | ✅ | ✅ | ✅ |
| Intégrations | ✅ Configurer | ❌ | ❌ |
| Paramètres d'équipe | ✅ Modifier | ❌ | ❌ |
| Inviter des membres | ✅ | ❌ | ❌ |
| Modifier les rôles | ✅ | ❌ | ❌ |
| Retirer des membres | ✅ | ❌ | ❌ |
| Facturation & abonnement | ✅ | ❌ | ❌ |
💡 La règle est simple : Admin → tout, Standard → lire et contribuer, Lecteur → consulter uniquement.
10.3 Inviter un Nouveau Membre
- Allez dans Paramètres → Équipe
- Faites défiler jusqu'à la section "Membres"
- Cliquez sur "Inviter un membre"
- Saisissez l'adresse e-mail du collaborateur
- Choisissez son rôle : Admin / Standard / Lecteur
- Cliquez sur "Envoyer l'invitation"
Ce qui se passe ensuite
- Le collaborateur reçoit un e-mail d'invitation
- Il clique sur le lien et crée un compte (s'il n'en a pas déjà un)
- Il rejoint automatiquement l'équipe avec le rôle défini
- Il apparaît dans la liste des membres de l'équipe
💡 Si le collaborateur possède déjà un compte NoviaMind, il recevra simplement la notification d'invitation et rejoindra l'équipe sans recréer de compte.
Informations affichées par membre
| Champ | Description |
|---|---|
| Nom | Nom complet du membre |
| Adresse e-mail associée au compte | |
| Rôle | Admin / Standard / Lecteur |
| Date d'adhésion | Date à laquelle le membre a rejoint l'équipe |
| Invité par | Nom de l'admin qui a envoyé l'invitation |
10.4 Modifier le Rôle d'un Membre
- Dans Paramètres → Équipe → Membres, localisez le membre concerné
- Cliquez sur le menu d'actions de ce membre
- Sélectionnez "Modifier le rôle"
- Choisissez le nouveau rôle
- Confirmez la modification
⚠️ Vous ne pouvez pas modifier votre propre rôle. Un autre administrateur doit effectuer cette opération. Il doit toujours rester au moins un administrateur dans l'équipe — la suppression du dernier admin est bloquée.
10.5 Retirer un Membre
- Dans Paramètres → Équipe → Membres, localisez le membre
- Cliquez sur le menu d'actions
- Sélectionnez "Retirer de l'équipe"
- Confirmez la suppression
Le membre perd immédiatement l'accès à l'équipe. Ses données historiques (appels, contacts créés) sont conservées dans NoviaMind.
⚠️ Si l'équipe ne contenait qu'un seul administrateur, le retrait de ce membre sera bloqué pour éviter toute équipe sans gestionnaire.
10.6 Quitter une Équipe
Un membre peut quitter lui-même une équipe depuis Paramètres → Équipe → Quitter l'équipe.
- Si l'utilisateur appartient à d'autres équipes, il bascule automatiquement vers la première disponible
- Si c'est sa seule équipe, NoviaMind crée automatiquement une nouvelle équipe personnelle pour lui
10.7 Créer et Gérer Plusieurs Équipes
NoviaMind permet à un même utilisateur de gérer plusieurs équipes (utile pour les réseaux d'agences ou les groupes multi-sites).
Créer une nouvelle équipe
- Cliquez sur le sélecteur d'équipe en haut de l'interface
- Sélectionnez "Créer une équipe"
- Renseignez le nom de l'équipe et, optionnellement, la description et le nom de l'organisation
- Confirmez — vous êtes automatiquement redirigé vers la nouvelle équipe en tant qu'admin
Basculer entre les équipes
Cliquez sur le sélecteur d'équipe → sélectionnez l'équipe souhaitée. L'interface se recharge avec le contexte de la nouvelle équipe (agents, appels, contacts, abonnement propres à cette équipe).
Informations de l'équipe
Modifiez depuis Paramètres → Équipe → Informations de l'équipe :
| Champ | Description |
|---|---|
| Nom de l'équipe | Nom d'affichage de l'équipe |
| Nom de l'organisation | Raison sociale de l'agence |
| Description | Description libre |
| Date de création | Calculée depuis la date d'adhésion du créateur |
10.8 Sécurité et Bonnes Pratiques
Bonnes pratiques recommandées
| Pratique | Pourquoi |
|---|---|
| N'attribuer le rôle Admin qu'aux responsables | Limite l'accès aux paramètres sensibles (facturation, intégrations) |
| Utiliser le rôle Lecteur pour les observateurs | Accès en lecture seule sans risque de modification |
| Retirer immédiatement les membres qui quittent l'agence | Révocation instantanée de l'accès aux données |
| Maintenir au moins 2 admins | Évite le blocage si l'admin principal est indisponible |
| Ne pas partager les identifiants | Chaque collaborateur doit avoir son propre compte |
Audit des accès
La liste des membres affiche toujours qui a invité chaque collaborateur (invited_by), permettant une traçabilité complète des accès accordés.