11. Risoluzione dei Problemi (FAQ)

Questa sezione raccoglie i problemi più frequentemente riscontrati su NoviaMind, classificati per tema, con la soluzione consigliata per ciascuno.

Connessione e Account

❓ Ho dimenticato la password. Come posso reimpostarla?

Dalla pagina di accesso, clicca su "Password dimenticata" e inserisci il tuo indirizzo e-mail. Riceverai un link di reimpostazione valido per 1 ora. Controlla anche la cartella spam se il messaggio non si trova nella posta in arrivo.

❓ Dopo il login, la pagina rimane bianca o mostra una schermata di caricamento infinita.

Questo accade quando il caricamento del contesto utente fallisce (token JWT non valido o sessione scaduta).

Soluzione:

1. Effettua uno svuotamento della cache del browser (Ctrl+Maiusc+R su Windows/Linux, Cmd+Shift+R su Mac)
2. Se il problema persiste, disconnettiti e riconnettiti
3. Come ultima risorsa, cancella i dati del sito nelle impostazioni del browser e riconnettiti

❓ La sessione si disconnette automaticamente dopo qualche ora.

Il token JWT ha una durata limitata. La sessione viene automaticamente aggiornata in background; se la connessione internet era temporaneamente interrotta al momento del refresh, la sessione può scadere. Riconnettiti semplicemente.

❓ Non ricevo l'e-mail di invito per unirmi a un team.

1. Controlla la cartella spam o posta indesiderata
2. Chiedi all'amministratore del team di reinviare l'invito da Impostazioni → Team → Membri
3. Assicurati che l'indirizzo utilizzato per l'invito corrisponda al tuo indirizzo NoviaMind

Agenti Vocali

❓ La creazione del mio agente fallisce o rimane bloccata indefinitamente.

Il processo di creazione passa attraverso diverse fasi (configurazione, generazione del prompt, distribuzione della voce, finalizzazione). Un errore può verificarsi se la connessione internet è instabile o se un servizio esterno è temporaneamente non disponibile.

Soluzione: Attendi 30 secondi e rilancia la creazione. Se l'errore persiste, contatta il supporto includendo il nome dell'agente e l'ora del tentativo.

❓ Il mio agente è stato creato ma non risponde alle chiamate in entrata.

Verifica i seguenti punti nell'ordine:

❓ Nessun numero di telefono è disponibile da assegnare al mio agente.

Tutti i numeri disponibili sono già assegnati ad altri agenti. Per liberare un numero, rimuovi l'assegnazione dall'agente che lo utilizza attualmente (Modifica agente → Numero di telefono → Rimuovi assegnazione). Per ottenere un numero aggiuntivo, contatta il supporto.

❓ Il mio agente risponde ma non comprende le domande immobiliari specifiche.

Riconfigura il prompt dell'agente: nel modulo di modifica, specifica più dettagliatamente il tipo di immobili gestiti, il profilo del cliente target e le informazioni specifiche della tua agenzia. Più il contesto è preciso, più il modello linguistico sarà pertinente.

❓ L'agente parla nella lingua sbagliata.

La lingua dell'agente viene definita al momento della creazione. Per cambiare lingua, modifica l'agente e seleziona la nuova lingua. Nota: se i contatti chiamano in una lingua diversa e l'agente multilingue è attivato, l'agente passa automaticamente alla lingua del chiamante.

Quota e Abbonamento

❓ I miei agenti non accettano più chiamate. Perché?

La tua quota di minuti del mese in corso è esaurita al 100%. Tutte le chiamate in entrata vengono rifiutate automaticamente fino al prossimo ciclo di fatturazione o fino a un cambio di piano.

Soluzioni:

• Passa a un piano superiore da Impostazioni → Abbonamento → Cambia piano
• Attendi l'inizio del prossimo ciclo mensile (data indicata nella sezione Abbonamento)

La quota non si riporta da un mese all'altro.

❓ Ho ricevuto un avviso di utilizzo all'80%. Devo preoccuparmi?

No, è un avviso preventivo normale. Alla soglia dell'80%, ricevi una prima e-mail di notifica per anticipare un eventuale superamento. Una seconda e-mail viene inviata al 100% quando le chiamate vengono bloccate. Puoi gestire queste preferenze in Impostazioni → Notifiche.

❓ Ho aggiornato il mio abbonamento ma la modifica non è visibile in NoviaMind.

Gli aggiornamenti del piano transitano tramite Stripe e possono impiegare da 2 a 5 minuti per propagarsi. Aggiorna la pagina dopo qualche minuto. Se il problema persiste dopo 15 minuti, contatta il supporto indicando l'ID della transazione Stripe (visibile nella tua e-mail di conferma).

❓ Desidero annullare il mio abbonamento. Come fare?

Accedi al Portale Stripe da Impostazioni → Abbonamento → Gestisci il mio abbonamento. Puoi annullare il tuo piano; l'accesso rimane attivo fino alla fine del periodo già pagato.

Calendario e Appuntamenti

❓ Il mio calendario Google/Outlook non si sincronizza più.

Il token OAuth del calendario è probabilmente scaduto. Ricollega il tuo calendario:

1. Vai su Impostazioni → Calendario
2. Disconnetti il calendario attualmente collegato
3. Ricollegalo seguendo il flusso OAuth

❓ Le fasce di disponibilità non vengono visualizzate sul link di prenotazione.

Verifica che:

1. Gli orari di disponibilità siano configurati (giorni lavorativi, ore di inizio/fine) in Calendario → Disponibilità
2. Almeno un giorno attivo sia selezionato (predefinito: lunedì-venerdì)
3. La durata della fascia oraria sia definita (predefinito: 30 minuti)

❓ Un cliente è riuscito a prendere due appuntamenti sovrapposti.

La sincronizzazione free/busy con i calendari esterni (CalDAV, Google, Outlook) non è istantanea. Può esserci un ritardo di qualche secondo o qualche minuto tra una prenotazione e la sua comparsa nel calendario esterno.

Prevenzione: Attiva la sincronizzazione bidirezionale e assicurati che tutti i tuoi appuntamenti esterni siano correttamente inseriti nel calendario collegato.

❓ Gli SMS di promemoria non vengono inviati ai clienti.

Verifica che:

1. Un numero SMS sia assegnato all'agente collegato a questo link di prenotazione
2. Il template SMS configurato per i promemoria degli appuntamenti esista e sia attivo (Impostazioni → Template SMS)
3. Il numero del cliente sia nel formato internazionale (es.: +39321234567)

Integrazioni CRM

❓ La connessione a HubSpot fallisce durante il test.

Le cause più frequenti:

• Chiave API errata: utilizza un Private App Token di HubSpot (non una chiave API legacy)
• Scope insufficienti: la tua Private App deve avere i permessi crm.objects.contacts.read e crm.objects.contacts.write
• Token scaduto: genera un nuovo token nel tuo portale HubSpot (Impostazioni → Integrazioni → Applicazioni private)

❓ La connessione a Netty mostra un errore di autenticazione.

Netty richiede due campi:

• apiKey: la tua chiave API Netty
• agencyId: l'identificativo unico della tua agenzia in Netty

Verifica che l'agencyId sia effettivamente l'identificativo numerico (e non il nome dell'agenzia). Lo trovi nel tuo pannello di amministrazione Netty.

❓ La sincronizzazione è in stato "Errore" da diverse ore.

1. Testa la connessione da Integrazioni → Testa la connessione
2. Se il test fallisce, verifica le tue chiavi API (potrebbero essere state revocate)
3. Se il test ha successo, avvia una sincronizzazione manuale (Integrazioni → Sincronizza ora)
4. Se l'errore persiste dopo una sincronizzazione manuale riuscita, contatta il supporto

❓ I miei contatti non si sincronizzano nonostante un'integrazione attiva.

Verifica il metodo di sincronizzazione configurato:

• MANUAL: devi avviare la sincronizzazione manualmente
• SCHEDULED: la sincronizzazione si esegue secondo una pianificazione (verifica la prossima data di esecuzione)
• REALTIME: la sincronizzazione viene avviata automaticamente ad ogni evento — se non funziona, verifica il webhook in entrata

Team e Membri

❓ Non vedo il pulsante "Invita un membro" in Impostazioni → Team.

Questo pulsante è riservato agli amministratori. Se hai il ruolo Standard o Lettore, non hai accesso alla gestione dei membri. Contatta l'amministratore del tuo team.

❓ Non riesco a modificare il ruolo di un membro né a rimuoverlo.

Due casi possibili:

1. Non sei Admin: solo gli admin possono modificare i ruoli
2. È l'ultimo amministratore: NoviaMind blocca la rimozione o il declassamento dell'ultimo admin per evitare che il team rimanga senza gestore. Nomina prima un altro membro come Admin, poi modifica il ruolo dell'admin attuale.

❓ Non riesco a modificare il mio stesso ruolo.

Per motivi di sicurezza, un amministratore non può modificare il proprio ruolo. Chiedi a un altro amministratore del team di farlo.

❓ Dopo aver lasciato un team, non vedo più nulla nell'interfaccia.

Se appartenevi a un solo team, NoviaMind ti crea automaticamente un team personale. Controlla il selettore di team in alto nell'interfaccia per individuare il tuo nuovo team.

Problemi Generali

❓ Una funzionalità visibile nella documentazione non appare nella mia interfaccia.

Il tuo ruolo nel team può limitare l'accesso ad alcune funzionalità:

• I Lettori non vedono i pulsanti di modifica né le sezioni Integrazioni, Fatturazione e Team
• Gli Standard non hanno accesso alle sezioni Integrazioni, Fatturazione e Impostazioni del team

Se ritieni di aver bisogno di un accesso aggiuntivo, chiedi a un amministratore di modificare il tuo ruolo.

❓ La pagina si carica lentamente o mostra un errore 500.

1. Verifica la tua connessione internet
2. Svuota la cache del browser (Ctrl+Maiusc+R)
3. Se l'errore proviene dall'API (errore visualizzato in un toast rosso), annota il messaggio di errore esatto e contatta il supporto
4. Consulta la pagina di stato di NoviaMind per sapere se è in corso una manutenzione

❓ Come posso contattare il supporto?

Invia un'e-mail a [email protected] includendo:

• Il tuo indirizzo e-mail dell'account
• Il nome del tuo team
• Una descrizione precisa del problema
• Uno screenshot se possibile
• L'ora e la data in cui si è verificato il problema